Правка справочника
Справочники организации наполняются сами: вы вписываете должность или вредный фактор в форму сервиса, а система запоминает написанное как позицию. Вместе с нужными позициями в справочник попадают и опечатки — «Слесарь-сантехник» и «Слесарь-сантехик» станут двумя разными вещами. Здесь это видно и правится: переименовать, объединить похожие написания, подтвердить проверенное и удалить лишнее. Общее состояние всех пяти справочников — на странице «Справочники организации».
Знакомая ситуация?
Что делает эта страница
Прежнее название уходит в синонимы — документы, набранные под ним, продолжают находиться.
Группы похожих написаний с предложением, какая позиция основная. Подтверждает человек, само ничего не сливается.
Поиск по всем данным организации в вашем браузере: в каком разделе, в каком поле и с каким значением встречается название и его синонимы.
Отделяет позиции, которые человек проверил глазами, от натасканных вводом. Массовое подтверждение показывает исключения до применения.
Приведите справочник в порядок
Читаем справочник организации…
Удаление необратимо, и оно опаснее, чем кажется
Документ от удаления позиции не сломается: он хранит свой текст, а не ссылку. Пропадает другое — знание о том, что несколько написаний означали одно и то же. Это знание накапливается в синонимах позиции, и вместе с ней исчезает без следа. Поэтому перед удалением показывается список мест, где название встречается в данных организации, а при непустом списке требуется отдельная отметка «я посмотрел». Почти всегда правильнее не удалять, а объединить: тогда название уйдёт в синонимы основной позиции, и старые документы продолжат находиться.
«Нигде не используется» ≠ «не нужна»
Поиск видит только данные текущей организации в этом браузере. За его пределами остаются облако платформы, документы, выгруженные в .docx, и бумага в папке. Поэтому рядом с результатом печатается, сколько разделов данных и полей просмотрено, — чтобы ноль вхождений читался как «здесь не нашли», а не как «можно удалять».
Как читать таблицу позиций
Позиции попадают сюда из обычных форм: должности и подразделения — из штатного расписания и генераторов приказов, вредные факторы — из оценки профессиональных рисков и разбора спецоценки, виды работ — из нарядов-допусков, медицинские организации — из направлений на медосмотр.
- Название — каноническое написание. Именно оно подставляется в новые документы; правится на месте кнопкой «Переименовать».
- Синонимы — написания, слитые в эту позицию при объединении, и прежние названия после переименования. Нужны не для красоты: старый документ хранит свой текст, и по нему позиция обязана продолжать находиться.
- Где используется — число вхождений в данных организации. В скобках — сколько из них точные (поле совпадает целиком). Нажмите на число, чтобы увидеть список мест: раздел данных, путь до поля и само значение.
- Заведена — дата появления позиции и её состояние: «автоматически» (система взяла из набранного вами текста) или «подтверждена» (человек проверил).
Вхождения делятся на два вида, и они не смешиваются в одно число. Точное — поле равно названию целиком, это и есть использование позиции. В тексте — название встречается внутри более длинного значения («Слесарь-сантехник 4 разряда»): тоже использование, но слабее, и ложное срабатывание здесь возможно. Для названий короче пяти символов вхождения внутри текста не считаются вовсе — короткое слово встречается внутри чужих («шум» внутри «шумомера») и давало бы десятки ложных совпадений.
Что означает подтверждение
Подтверждённая позиция — та, которую человек проверил глазами. Неподтверждённые система завела сама, и среди них живут опечатки. Разделение нужно ровно для одного: чтобы очередь на разбор была конечной и было видно, докуда вы дошли.
Массовое подтверждение показывает список до применения — и отдельно то, что будет пропущено: позиции, входящие в группы похожих написаний. Подтвердить такую позицию значит закрепить возможную опечатку и убрать её из очереди на разбор, поэтому сначала объединение, потом подтверждение. Исключения перечисляются поимённо до нажатия, а не после.
Частые вопросы
Почему справочник один на все виды, а не пять отдельных страниц?
Потому что интерфейс у них одинаковый, а ошибка в нём была бы одна на пять копий. Вид выбирается вкладками на самой странице, а ссылка с параметром (?vid=dolzhnost) ведёт сразу в нужный — так устроены переходы со страницы «Справочники организации». Цена решения названа честно: отдельная страница под каждый вид собирала бы больше поискового трафика, но множила бы одинаковый код.
Что происходит при объединении с полями позиции?
Поля присоединяемых позиций (например, лицензия и адрес медицинской организации) переносятся только в пустые места основной. Заполненное значение основной позиции не затирается: вы выбрали её основной — значит её данные главнее.
Почему кнопка «Удалить» иногда не срабатывает сразу?
Если позиция где-то используется, сначала показывается список мест, и удаление становится доступным только после отметки «я посмотрел список». Это не защита от вас, а защита от нажатия не глядя: обычное «вы уверены?» на такой вопрос не отвечает, а список мест — отвечает.
Позиции из другой организации сюда попадут?
Нет. Справочники разделены по организациям: у каждой свой набор ключей хранения, и переключатель организации в шапке меняет содержимое страницы целиком. Подсчёт использования тоже идёт строго в пределах текущей организации — иначе он запрещал бы чистку из-за данных чужого юрлица.
Можно ли откатить объединение?
Нет, отдельной отмены нет. Но потерь при объединении не происходит: названия присоединённых позиций сохраняются в синонимах основной, и по ним всё продолжает находиться. Если позиции слиты ошибочно, заведите нужную заново вручную — с тем же названием.
Связанные материалы
- Справочники организации — состояние всех пяти справочников: сколько позиций, сколько не подтверждено, где ждут объединения.
- Справочник подразделений организации — структура подразделений, руководители и привязка работников.
- Штатное расписание — основной источник должностей и подразделений.
- Учёт выдачи СИЗ — там же живёт номенклатура СИЗ, устроенная по тому же принципу.
- Все инструменты — полный каталог: генераторы, реестры, калькуляторы.