Структура должностей
Почти каждый документ по охране труда строится по должностям: матрица обучения, карты оценки профрисков, нормы СИЗ, поимённые списки на медосмотр. Пока перечня должностей нет, каждый инструмент приходится наполнять заново — и непонятно, все ли рабочие места вы охватили.
Этот сервис вносит структуру один раз: подразделение, должность, количество штатных единиц. Дальше её видят остальные инструменты, а панель комплектности начинает честно считать покрытие — «в матрице 3 должности из 12», а не просто «матрица есть».
Штатное расписание ведут кадры, а не служба охраны труда
Утверждает его руководитель, составляет кадровая служба или бухгалтерия. Специалист по охране труда — потребитель этого документа: он берёт оттуда перечень должностей и численность.
Поэтому здесь два сценария. Штатка у вас есть — просто перенесите должности (или загрузите сотрудников из кабинета), документ выгружать не нужно. Штатки под рукой нет — что обычно и бывает в малом бизнесе, где охрана труда совмещается с кадрами, — соберите структуру и выгрузите готовую форму Т-3 с приказом.
Нет подходящего файла? — заполните и загрузите обратно.
| Подразделение | Должность (профессия) | Единиц | Примечание | |
|---|---|---|---|---|
| Пока пусто. Загрузите сотрудников из кабинета, соберите из своих данных или добавьте первую должность вручную. | ||||
Данные хранятся только в вашем браузере. Графы оплаты необязательны: без них документ остаётся рабочей заготовкой для кадровика, а охране труда нужны подразделение, должность и количество единиц.
Что получится на выходе
Это не мокапы: образцы отрендерены из тех же шаблонов, по которым работает генератор ниже — с демо-данными ООО «Ромашка». Ваш Штатное_расписание.docx будет выглядеть так же, но с вашими реквизитами и работниками.
Откуда брать данные
- Готовой таблицей — самый частый случай: штатка уже есть у кадровика, в выгрузке из 1С или просто в Excel. Загрузите файл
.xlsx,.xlsили.csv— колонки распознаются по смыслу заголовков, а не по жёсткому порядку, так что подгонять выгрузку под наш формат не нужно. Если подходящего файла нет, скачайте шаблон в самом сервисе. - Списком работников — если под рукой не штатное расписание, а перечень людей с должностями, загрузите его: сервис сам свернёт список в структуру, посчитав, сколько человек на каждой должности.
- Из личного кабинета платформы — если вы работаете на платформе «Профстандарт», сотрудники подтянутся сами: генератор сгруппирует их по паре «подразделение + должность» и посчитает единицы. Это фактическая занятость, поэтому вакансии в неё не попадут — их добавьте руками.
- Из ваших же данных — должности, которые вы уже вводили в карты ОПР, учёт СИЗ и медосмотры. Количество единиц проставится по одной: проверьте и поправьте.
- Вручную — если начинаете с нуля.
Подключение к платформе не требуется
Все инструменты охраны труда, которым нужен перечень должностей, читают структуру из этого сервиса. Загрузили файл — и матрица обучения, карты профрисков, нормы СИЗ и панель комплектности сразу работают с вашими реальными должностями, даже если в кабинет вы не входили и сотрудники туда не заведены.
Загруженный файл — это снимок, он не обновляется сам
Приняли работника, ввели новую должность, переименовали подразделение — в файле, который вы загрузили в марте, этого не будет, и сервис об этом не узнает. Структуру придётся загрузить заново.
Поэтому под таблицей всегда видно, когда её обновляли в последний раз, а через полгода сервис прямо предложит сверить данные. Если организация работает на платформе, этой проблемы нет: там состав сотрудников подтягивается из кабинета одной кнопкой, и сверить его можно в любой момент.
Синхронизация не затирает вашу работу
Повторная загрузка из кабинета обновляет фактическую занятость, но не уменьшает то, что вы проставили сами. Завели две единицы там, где сейчас работает один человек, — вторая (вакансия) сохранится.
Зачем это охране труда
| Документ | Что берёт из структуры |
|---|---|
| Матрица обучения | перечень должностей — кого и по какой программе учить |
| Карты оценки профрисков | рабочие места: ОПР проводится на каждом (ст. 214 ТК РФ) |
| Нормы выдачи СИЗ | должность — по ней подбираются нормы по приказу № 767н |
| Пакет медосмотров | поимённые списки и контингенты по приказу № 29н |
| Численность службы охраны труда | общая численность работников (ст. 223 ТК РФ) |
О форме
Штатное расписание составляется по унифицированной форме № Т-3 (постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004). С 2013 года эта форма не обязательна — часть 4 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ разрешает организации утвердить собственную. Мы отдаём привычную Т-3, потому что её ждут проверяющие и бухгалтерия.
Графы оплаты (тарифная ставка, надбавки, всего в месяц) заполнять необязательно. Специалист по охране труда окладами обычно не располагает, а пустая графа — нормальная заготовка для кадровика; выдуманная цифра сделала бы документ негодным.
Штатное расписание утверждает руководитель
Документ вводится в действие приказом (генератор создаёт его вместе с расписанием). Само по себе наличие файла обязанность не закрывает — нужны подпись руководителя и дата введения в действие.
Полезные материалы
- Моя система ОТ — панель комплектности: что из документов уже собрано, а что нет, теперь с честным покрытием по должностям.
- Какие документы по охране труда нужны организации — полный чек-лист требований.
- Реестр данных и файлов — всё, что вы создали в сервисах, с датами.
- Все инструменты — каталог генераторов, калькуляторов и чек-листов.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, раздел X «Охрана труда» — ст. 214 (оценка рисков на каждом рабочем месте) и ст. 223 (служба охраны труда, численность которой считается от общей численности работников).
- Трудовой кодекс РФ, ст. 57 — трудовая функция определяется должностью «в соответствии со штатным расписанием»: отсюда требование, чтобы наименования в договорах и в расписании совпадали.
- Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 — унифицированная форма № Т-3 и другие формы по учёту труда.
- Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 — ч. 4 ст. 9: право применять самостоятельно разработанные формы первичных документов.