Справочники организации

БесплатноБез регистрацииДанные только у васНаполняются сами

Должность, подразделение, вредный фактор, вид работ и медицинская организация — это не текст в бланке, а позиции справочника. Вы вписываете их как привыкли, а система запоминает написанное и со второго раза предлагает выбрать щелчком. Эта страница показывает, что в справочниках накопилось: сколько позиций всего, сколько система завела сама без вашего подтверждения и где лежат похожие написания одного и того же.

Посмотреть состояние →Сначала вопросы

Знакомая ситуация?

«Перчатки х/б» и «Перчатки хлопчатобумажные» в учёте — две разные вещи

Цена заведена на одну, в отчёте по закупке они идут двумя строками, а на вопрос «сколько перчаток выдали за год» ответа нет: система не знает, что это одно и то же.

«Слесарь-сантехник» подхватил нормы обычного «слесаря»

Должность записана строкой, а не выбрана из списка — подбор норм СИЗ и видов медосмотра сработал по похожему названию, а не по нужной должности.

Одно подразделение в трёх документах названо тремя способами

«Цех №1», «Цех No 1» и «цех 1» — для человека одно, для системы три. Сводка по подразделению разваливается, а сверить её не с чем.

Список должностей пополняется опечатками, и никто этого не видит

Раз система запоминает набранное, в справочник попадает и «Слесарь-сантехик». Без страницы, где это видно и правится, приём превращается в свалку.

Что вы увидите

📋

Пять справочников в одном месте
Должности, подразделения, вредные факторы, виды работ и медицинские организации — с числом позиций в каждом.

🟡

Сколько заведено автоматически
Позиция, которую система взяла из набранного вами текста и которую человек ещё не проверял глазами.

🔗

Где ждут объединения
Группы близких написаний, которые, возможно, обозначают одно и то же. Решение принимает человек — само ничего не сливается.

🏢

Отдельно по каждой организации
Ведёте несколько юрлиц — справочники у них разные. Переключатель организации в шапке меняет и эту страницу.

Состояние справочников

СправочникВитрина состояния справочников организации: всего позиций, не подтверждено, ждут объединения1 Посмотрите, в каком справочнике накопились неподтверждённые позиции›2 Откройте вид, где есть похожие написания›3 Объедините дубли и подтвердите проверенные позиции

Читаем справочники организации…

Справочники наполняются сами — специально ничего заводить не нужно

Позиция появляется в тот момент, когда вы впервые вписали должность или вредный фактор в форму сервиса. Со второго раза она предлагается подсказкой и выбирается щелчком. Это отличается от привычного порядка учётных систем, где сначала надо завести позицию в справочнике и только потом её выбрать: там дисциплина достигается ценой лишнего шага, здесь лишнего шага нет.

У приёма есть обратная сторона, и её нельзя игнорировать

Раз система запоминает всё набранное, опечатки тоже становятся позициями: «Перчатки х/б» и «Перчатки хб» разойдутся в две. Поэтому справочник обязан быть видимым и правимым — для этого есть страница правки: переименовать, объединить похожие, подтвердить проверенное, удалить лишнее. Автоматически не объединяется ничего: «Слесарь-сантехник» и «Слесарь-ремонтник» похожи ровно настолько, чтобы машина ошиблась, а цена ошибки — чужие нормы СИЗ и чужой медосмотр.

Что означают числа

Число	Что означает	Что с ним делать
Позиций	Сколько разных написаний накопилось в справочнике этого вида.	Если позиций заметно больше, чем реальных должностей или подразделений, — почти наверняка есть дубли.
Не подтверждено	Позиции, которые система завела сама из набранного текста; человек их не проверял.	Просмотреть и подтвердить те, что верны. Подтверждение отделяет проверенное от натасканного вводом.
Групп похожих	Сколько групп близких написаний найдено. В скобках — сколько всего записей в них участвует.	Открыть, выбрать основную позицию и объединить. Остальные написания уйдут в синонимы и продолжат находиться в старых документах.

Подсказка о похожести намеренно осторожна. Она молчит там, где различие только в цифрах («Цех 1» и «Цех 2», «Инженер 1 категории» и «Инженер 2 категории») — по буквам такие названия почти одинаковы, а по смыслу это разные вещи. Молчит она и на очень коротких названиях: в слове из трёх букв одна опечатка съедает четверть длины, и порог, который поймал бы её, заодно предложил бы слить «Слесаря-сантехника» со «Слесарем-ремонтником». Лучше не предложить, чем предложить вредное.

Откуда берутся позиции

Справочник	Чем наполняется	Куда влияет
Должности	Штатное расписание, карты оценки профрисков, генераторы приказов	Подбор норм выдачи СИЗ, видов медосмотра, программ обучения
Подразделения	Штатное расписание, справочник подразделений, карточки работников	Сводки по подразделениям, распределение ответственных
Вредные факторы	Оценка профрисков, разбор выгрузки спецоценки	Переход «фактор → виды осмотров, врачи, периодичность»
Виды работ	Наряды-допуски, перечень работ повышенной опасности	Что за работа и что для неё нужно по допуску
Медицинские организации	Медосмотры сотрудников	Лицензия и адрес хранятся один раз и подставляются в направления

Подразделения: два экрана, но список один

Раньше подразделения жили в двух не связанных наборах данных — здесь и в справочнике подразделений организации. Теперь набор один: оба экрана показывают и правят одни и те же записи. Отличаются они тем, что умеют: здесь — объединение похожих написаний, там — иерархия «цех → участок» и история изменений. Заведённое в одном месте сразу видно в другом; удалённое исчезает в обоих.

Частые вопросы

Мне нужно завести справочники, прежде чем начать работать?

Нет. Заранее заводить ничего не нужно: позиция появляется сама при первом вводе. Ручное заведение пригодится, только если вы готовите справочник заранее — например, переносите утверждённый перечень должностей. Такая позиция сразу считается подтверждённой.

Почему система не объединяет похожие написания сама?

Потому что цена ошибки несимметрична. Пропустить дубль — неприятно, но поправимо. Слить две разные должности — значит подставить работнику чужие нормы СИЗ и чужой перечень врачей на медосмотре, и заметить это можно уже после того, как документ подписан. Поэтому механизм только предлагает, а решение принимает человек.

Что будет со старыми документами, если я объединю две позиции?

Ничего не сломается. Документ хранит свой текст, а не ссылку на позицию, а при объединении присоединённые названия уходят в синонимы основной позиции. Поэтому старое написание продолжает находиться — объединение собирает историю, а не теряет её.

Данные справочников куда-то передаются?

Справочники живут в вашем браузере и разделены по организациям: записи одного юрлица не видны в другом. При входе в аккаунт экосистемы организационные данные синхронизируются в облако для доступа с других устройств. В справочниках нет сведений о работниках и их здоровье — это названия должностей, факторов и работ.

Почему в справочнике позиций больше, чем должностей в штатном расписании?

Обычная причина — разные написания одного и того же: должность вписывали в разные формы в разное время. Откройте вид «Должности» на странице правки и посмотрите раздел «Похожие написания». Вторая причина — должности из документов, которых уже нет в штатном расписании: справочник их помнит, и это правильно, иначе история по прошлым документам стала бы нечитаемой.

Связанные материалы

• Правка справочника — переименовать, объединить похожие, подтвердить и удалить позиции.
• Справочник подразделений организации — структура, руководители и привязка работников.
• Штатное расписание — основной источник должностей и подразделений.
• Нормы выдачи СИЗ — подбор по должности, для которого и нужен единый справочник должностей.
• Все инструменты — полный каталог: генераторы, реестры, калькуляторы.

Разнобой в названиях — только вершина

Он виден там, где данные уже собраны в одном месте. Справочники здесь бесплатны и общие для всех сервисов: должность, введённая один раз, подставится и в приказ, и в матрицу обучения, и в карточку СИЗ.

Почистить справочник →Сверить с ЕТКС и профстандартами