Войти в ЛК

Какие документы по охране труда нужны организации: полный чек-лист ​

Обновлено: 19 июля 2026Базовый уровень

Какие документы по охране труда нужны организации: полный чек-лист

Документы по охране труда разбросаны по десяткам нормативных актов, и у каждого своё основание, свой ответственный и свой срок. Ниже — сводный перечень: что должно быть у любого работодателя, на чём это основано и чем это сделать. Отдельно вынесены документы, которые нужны не всем, а только под конкретные виды работ.

Объём комплекта зависит от размера компании
Сколько у вас работников?
до 15Не весь список обязателен: для микропредприятий есть упрощения — часть локальных актов можно не принимать, включив их положения в трудовые договоры. Что именно упрощается — в статье «Охрана труда на микропредприятии».
16–50Комплект собирается полностью, но без службы охраны труда: при штате до 50 достаточно приказа о назначении ответственного. Помните: если организация в реестре МСП как малое или микропредприятие, штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ назначаются по санкции для ИП — по части 3 это 15 000–25 000 ₽ вместо 110 000–130 000 ₽ (ст. 4.1.2 КоАП).
51–100Полный комплект плюс служба или специалист по охране труда (ст. 223 ТК РФ). Цена пробела от численности не зависит: нарушения по одной части ст. 5.27.1 КоАП РФ, выявленные одной проверкой, наказываются как одно (ч. 5 ст. 4.4 КоАП). Растёт другое — вероятность, что проверка найдёт пробел.
101–250Полный комплект без упрощений; служба охраны труда обязательна. Для регулярной сверки прогоняйте список через панель «Моя система ОТ» — она покажет пробелы по документам, созданным инструментами сайта.
251–1000Полный комплект без упрощений. При большой численности пробел не дороже, а вероятнее: сумма по ст. 5.27.1 КоАП РФ одна на контрольное мероприятие (ч. 5 ст. 4.4 КоАП), но при сотнях работников шанс, что инспектор наткнётся на непокрытого, близок к единице.
1000+Комплект строится в два яруса: единые локальные акты организации (СУОТ, положение о службе, инструкции) принимаются централизованно один раз, а журналы, приказы и отметки о прохождении ведутся на каждой площадке. Если в структуре несколько юрлиц — у каждого свой комплект. Умножения штрафа на численность в норме нет (ч. 5 ст. 4.4 КоАП), но множитель здесь другой: каждое юридическое лицо и каждая проверка — своё наказание, поэтому у холдинга из десяти юрлиц один и тот же пробел стоит десять наказаний.

Как пользоваться

Группы идут в порядке, в котором документы обычно и появляются: сначала основа (СУОТ, риски, спецоценка), затем люди, потом текущий учёт и отчётность. У каждого пункта — основание, чтобы вы могли проверить требование по первоисточнику, а не поверить на слово.

Пункты, сделанные инструментами сайта, отмечаются сами — чек-лист читает то же, что и панель «Моя система ОТ». Остальные отметьте вручную: отметки сохранятся в вашем браузере, их можно распечатать и не потерять между заходами.

Чек-лист документов по охране труда
Выполнено 0 из 41 пунктов базового комплекта.

Основа: СУОТ, риски, спецоценка

Фундамент. Нормы СИЗ, медосмотры и обучение опираются на результаты оценки рисков и спецоценки — без них остальное повисает в воздухе.

Организационные приказы и назначения

С них начинается документооборот: кто отвечает, кто проверяет знания, кто расследует.

Обучение и инструктажи

Допуск к работе без обучения и проверки знаний — ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП: 110–130 тыс. ₽ на юрлицо, повторно — до 200 тыс. ₽ или приостановка деятельности (ч. 5). По общей ч. 1 — 50–80 тыс. ₽.

Медосмотры и допуск по здоровью

Основание для списка — приложение к приказу № 29н и результаты СОУТ. Допуск к работе без обязательного медосмотра — ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП: 110–130 тыс. ₽ на юрлицо.

Средства индивидуальной защиты

С 2025 года нормы строятся на Единых типовых нормах (ЕТН), а не на отраслевых. Необеспечение СИЗ — ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП: 130–150 тыс. ₽ на юрлицо.

Инструкции, перечни и план мероприятий

Текущая документация, которую проверяют на месте.

Расследование, контроль и отчётность

Блок, о котором вспоминают после первого происшествия или в отчётный период.

Документы под конкретные виды работ

Отсутствие этих документов — не пробел, если таких работ у вас нет. Но если есть хотя бы одна — они обязательны.

  • Работы на высоте: наряды-допуски, перечни, личная книжка
    При работах на высоте; личная книжка — только при канатном доступе·приказ № 782н, п. 7, 27, 48
    Личная книжка работ на высоте
  • Работы в ограниченных и замкнутых пространствах
    При работах в ОЗП·приказ № 902н
    Наряд-допуск
  • Огневые и газоопасные работы: наряды-допуски
    При огневых и газоопасных работах·ПП РФ № 1479, п. 372 (огневые); на ОПО — ФНП № 528
    Наряд-допуск
  • Электроустановки: перечень I группы, журнал, наряды-допуски
    При наличии электроустановок·приказ № 903н, п. 2.3, 6.6
    Журнал I группы по электробезопасности
  • Допуск подрядчиков: уведомление об опасностях, акт-допуск, соглашение
    При работах подрядчиков на территории·ст. 214 ТК РФ; на стройке — приказ № 883н, п. 17
    Допуск подрядчика
  • Электронная подпись: положение о ПЭП, приказ, лист ознакомления
    Если подписываете документы электронно (кроме документов об инструктажах — ст. 22.1 ТК)·ФЗ № 63-ФЗ, ст. 9; ст. 22.1–22.3 ТК РФ; ПП РФ № 2464, п. 93
    Документы по ПЭП
Документы под ваши виды работ
Что из этого есть у вас?
офисБазовый комплект без отраслевых надстроек: инструкции для офисных профессий, программа вводного инструктажа, спецоценка рабочих мест — при отсутствии вредных факторов её результаты декларируются. Обучение — программа «А» и первая помощь.
цехИнструкции по охране труда по профессиям и видам работ, перечень профессий с нормами выдачи СИЗ, результаты спецоценки по каждому рабочему месту. Обучение — программа «Б» для тех, кто работает во вредных или опасных условиях.
складИнструкции для погрузочно-разгрузочных работ и схема безопасного размещения грузов по приказу № 753н, допуск операторов подъёмных механизмов и напольного транспорта.
высотаПеречень работ на высоте, наряд-допуск на работы без инвентарных лесов и подмостей, приказ о работниках 1, 2 и 3 групп, план мероприятий по эвакуации и спасению, журнал учёта и осмотра СИЗ от падения — приказ № 782н.
ОЗППеречень ограниченных и замкнутых пространств, наряд-допуск, приказ об ответственных за подготовку и проведение работ, порядок газового контроля — приказ № 902н.
огневыеНаряд-допуск на огневые работы и порядок его оформления, требования к посту и обращению с газовыми баллонами — приказ № 884н и раздел о пожароопасных работах Правил противопожарного режима.
электроПриказ о назначении ответственного за электрохозяйство и его заместителя, перечень должностей с группами по электробезопасности, перечень работ по наряду и по распоряжению, журналы учёта и испытаний электрозащитных средств — приказ № 903н.
транспортСхема движения транспорта и пешеходов по территории, порядок предрейсовых и послерейсовых медосмотров, программа ежегодных занятий с водителями — ФЗ № 196-ФЗ и приказ Минтранса № 264.
ОПОСвидетельство о регистрации объекта в реестре ОПО и присвоенный класс опасности, положение о производственном контроле, документы об аттестации руководителей и специалистов в области промышленной безопасности — ФЗ № 116-ФЗ.

Откуда берётся этот набор

Блок подстраивается под ось «участки предприятия» в профиле СОТа. Отметьте на карте площадки, что у вас есть, — и лишнее свернётся. Пока про участок не ответили, он показывается: скрывается только то, про что вы прямо сказали «у нас этого нет». Текст при этом остаётся на странице, его всегда можно раскрыть обратно.

Как проверить, что комплект собран ​

Сверять этот список вручную каждый раз не нужно. Если документы создавались инструментами сайта, панель «Моя система ОТ» показывает, что из перечисленного уже есть, а чего нет — она читает данные, сохранённые в вашем браузере, и по каждому пробелу даёт ссылку на нужный инструмент. Список конкретных созданных файлов — в реестре документов. Обратная сторона того же вопроса — не «какие документы есть», а «что от нас вообще требуют и чем это подтверждается»: такой разрез даёт реестр обязательных требований по охране труда.

Чего панель не покажет

Панель показывает комплектность, а не актуальность. То, что документ создан, не значит, что он действует: СОУТ устаревает через 5 лет, медосмотр — по своей периодичности, инструкции пересматриваются при изменении условий. За сроками следит календарь сроков.

Документы, созданные не у нас, панель не видит — если вы вели их в Word, отмечайте по этому чек-листу или заведите их в реестр ЛНПА по охране труда: туда положения, инструкции, приказы и программы вносятся вручную, с датой утверждения и сроком пересмотра, и просроченные подсвечиваются независимо от того, чем документ был сделан.

Регулярная сверка комплекта — часть внутреннего контроля СУОТ, а не разовое действие перед проверкой. Как выстроить постоянную самопроверку — в статье «Внутренний аудит охраны труда». Оценить, что грозит за конкретный пробел, — в сервисе «Что будет за нарушение».

Частые вопросы ​

С чего начать формирование документов по охране труда в новой организации? ​

С приказа о назначении ответственного за охрану труда (или создания службы, если численность превышает 50 человек). Затем — Положение о СУОТ, оценка профессиональных рисков и инструкции по профессиям, которые фактически есть в штате. Спецоценку проводят в течение 12 месяцев с момента создания рабочих мест. Пошаговый порядок — в главе «Первый месяц специалиста по охране труда».

Нужен ли весь этот комплект документов микропредприятию? ​

Нет. Для микропредприятий предусмотрены упрощения: часть локальных актов можно не принимать, включив их положения в трудовые договоры. Что именно можно упростить — в статье «Охрана труда на микропредприятии».

Как часто нужно пересматривать этот комплект документов? ​

Не реже раза в год в рамках анализа функционирования СУОТ, а также при каждом изменении штатной структуры, вида деятельности, результатов СОУТ или нормативных требований. Инструкции по охране труда пересматриваются не реже одного раза в 5 лет и внепланово — при изменении условий труда или после несчастного случая.

Какой документ проверяют в первую очередь при проверке ГИТ? ​

Обычно начинают с документов, подтверждающих обучение и допуск конкретных работников: протоколы проверки знаний, журналы инструктажей, направления на медосмотр, карточки выдачи СИЗ. Именно они образуют состав по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Штраф при этом один на проверку, а не по числу людей (ч. 5 ст. 4.4 КоАП) — от численности растёт не сумма, а вероятность, что непокрытого работника найдут.

Что будет, если какого-то документа из списка нет? ​

Зависит от документа: за отсутствие СОУТ, необеспечение СИЗ, допуск без обучения или медосмотра предусмотрены отдельные части статьи 5.27.1 КоАП РФ с разными суммами. На число работников штраф не умножается (ч. 5 ст. 4.4 КоАП), а малым и микропредприятиям из реестра МСП назначается по санкции для ИП (ст. 4.1.2 КоАП). Посчитать цену конкретного пробела можно в сервисе «Что будет за нарушение».

Можно ли хранить документы по охране труда только в электронном виде? ​

Часть — да, если организован электронный документооборот и используется электронная подпись. Журналы инструктажей и протоколы можно вести электронно при соблюдении требований ПП РФ № 2464. Как узаконить простую электронную подпись — в сервисе «Документы по ПЭП».

Связанные материалы ​