Сроки хранения документов по охране труда за 2 минуты

Сколько хранить журнал инструктажей, акт формы Н-1, отчёт о СОУТ или личную карточку СИЗ — вопрос, который всплывает на каждой проверке и при передаче дел в архив. Найдите документ, возьмите срок и точное основание по приказу Росархива № 236.

Найти срок →Сначала вопросы

БесплатноБез регистрацииПриказ Росархива № 236

Обновлено: 17 июля 2026

Знакомая ситуация?

Журнал инструктажей хранят «постоянно» — а это неверно

Частая ошибка: хранить журнал инструктажей или регистрации несчастных случаев «постоянно», хотя по Перечню срок конкретный — 45 лет, не бессрочно.

У наряда-допуска два разных срока — и легко перепутать

Базовый срок наряда-допуска — 1 год, но при травме на этих работах тот же документ хранится 45 лет как часть материалов расследования.

Перед передачей дел в архив — искать по всему приказу № 236

Сам документ на десятки страниц с разными разделами — искать нужный пункт про охрану труда среди кадровых и бухгалтерских документов долго.

Что вы получите

🔍

Поиск по документу
Начните печатать название журнала или акта — срок и пункт найдутся сразу.

📌

Точный пункт раздела 7.3
Каждая позиция сверена с приказом Росархива № 236 — не на глаз, а по документу.

⚠️

Нюансы со сроком-вилкой
Наряд-допуск, отчёт о СОУТ — примечание объясняет, когда срок меняется на более долгий.

Чем это лучше поиска по тексту приказа

PDF приказа № 236

Этот справочник

Искать раздел 7.3 среди кадровых и бухгалтерских документов приказа целиком

Только документы по охране труда — 24 позиции раздела 7.3, сразу видны

Срок-вилку (например, наряд-допуск: 1 год или 45 лет) легко пропустить

Нюанс срока-вилки — прямо в примечании к позиции

Дату отсчёта срока (с 1 января следующего года) уточняете отдельно

Правило отсчёта срока — сразу в справочнике, не нужно искать отдельно

Найдите срок

СправочникПриказ Росархива № 236, раздел 7.3 «Охрана труда» (п. 407–430)1 Найдите документ›2 Возьмите срок и основание›3 Проверьте нюанс в примечании

Все группы

Показано 0 из 0 позиций.

Сроки — из текста приказа, не «на глаз»

Каждая позиция сверена с разделом 7.3 приказа Росархива № 236. Частая ошибка — хранить журнал инструктажей или регистрации НС «постоянно»: по Перечню срок конкретный — 45 лет. И наоборот, короткий срок для документов со «сроком-вилкой» (наряды-допуски — 1 год, но при травме 45 лет) легко перепутать.

Контролировать сроки, а не только справляться о них

Справочник отвечает «сколько хранить». Чтобы не пропустить, когда истекает срок медосмотра, СОУТ или пересдачи, — заведите даты в календарь сроков: дашборд просрочек и выгрузка в Outlook/Google Календарь.

Как читать сроки

• «45 лет», «50/75 лет» — долгие сроки для документов о людях и вредных условиях: несчастные случаи, профзаболевания, списки работающих во вредных условиях, СОУТ. «50/75 лет» означает: дела, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, начатые позже — 50 лет.
• «Постоянно» — нормативные перечни и нормы (перечни работ с вредными условиями, нормы выдачи СИЗ): хранятся, пока действуют, с пометкой «до замены новыми».
• «5 лет», «3 года», «1 год» — оперативные документы: обучение, переписка, списки на выдачу, наряды-допуски после закрытия.
• Срок исчисляется не с даты документа, а с 1 января следующего года после того, как дело закончено делопроизводством.

Что дальше с этими данными

Контролировать сроки актуальности, а не хранения

Календарь сроков следит за истечением медосмотров, СОУТ и оценки рисков — не за архивным хранением.

→

Какие журналы вести — а не только сколько хранить

Обязательные журналы по охране труда и основание для их ведения.

→

Где это в общей системе

1

Вести журналы и документы

• Обязательные журналы по охране труда и материалы расследования НС.

2

Проверить срок хранения — вы здесь

• Найти документ, взять срок и точное основание по приказу № 236.

3

Не путать со сроком актуальности

• Срок хранения — это архив; срок действия документа (когда обновлять) — в календаре сроков.

Кто мы и почему это бесплатно

Коротко

«Профстандарт» — экосистема охраны труда: лицензированный учебный центр (лицензия № 11591), платформа обучения в реестре российского ПО Минцифры (№ 7075951), 15+ лет в отрасли. Мы зарабатываем на обучении и автоматизации — а инструменты для ежедневной работы СОТа держим открытыми и бесплатными.

Что этот справочник не делает — честные границы:

• Не отслеживает сроки актуальности документов. Это про хранение (архив), а не про то, когда обновлять СОУТ или медосмотр — для этого календарь сроков.
• Не заменяет юридическую консультацию по конкретному спору. Для нестандартных случаев (реорганизация, ликвидация) сверяйтесь с архивной службой отдельно.
• Не покрывает документы вне раздела 7.3. Кадровые и бухгалтерские сроки хранения — в других разделах приказа № 236, здесь не разобраны.

Частые вопросы

Сколько хранить журнал регистрации инструктажей?

45 лет — пункт 423 Перечня (журналы, книги учёта инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте). Не «постоянно» и не «до замены»: срок конкретный. Журналы профилактических работ по охране труда из того же пункта — 5 лет.

Сколько хранить материалы расследования несчастного случая?

45 лет — акты формы Н-1, заключения, протоколы и извещения о производственных травмах и несчастных случаях (пункт 425), а также книги и журналы регистрации несчастных случаев (пункт 424). Долгий срок связан с тем, что последствия травмы могут проявиться спустя десятилетия и пострадавшему понадобятся доказательства для страховых выплат. У работодателя (по месту составления) — 45 лет; копии в других организациях — 5 лет.

Сколько хранить отчёт о СОУТ?

45 лет — пункт 407 (отчёты о проведении специальной оценки условий труда и документы к ним). Если на рабочих местах есть вредные и (или) опасные производственные факторы — 50/75 лет.

Почему у нарядов-допусков сразу два срока?

Пункты 415 и 416: базовый срок наряда-допуска и журнала их учёта — 1 год после закрытия. Но если при выполнении работ произошли производственная травма, авария или несчастный случай — тот же наряд-допуск хранится 45 лет как часть материалов расследования.

Обязателен ли этот перечень для коммерческой организации?

Да. Приказ Росархива № 236 распространяется на все организации независимо от формы собственности — это единые типовые сроки хранения управленческих документов. Отраслевые и ведомственные перечни могут устанавливать сроки только не меньше указанных в нём.

Документов много, а сроки хранения и актуальности путаются?

Справочник бесплатный и разбирает архивное хранение. За контролем сроков актуальности (когда обновлять СОУТ, медосмотр, ОПР) — в календарь сроков.

Календарь сроков →Все инструменты СОТа

Что дальше

• Календарь сроков (медосмотры, СОУТ, риски) — контроль дат: когда истекает срок медосмотра, СОУТ, оценки рисков, с выгрузкой в календарь
• Обязательные журналы по охране труда — какие журналы вести и по какому основанию
• Журнал регистрации несчастных случаев — шаблон .docx и порядок ведения
• Все сервисы — каталог

Нормативная база

• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» — раздел 7.3 «Охрана труда» (пункты 407–430). Действует с 18.02.2020.