Обязательные журналы по охране труда
Сводная таблица обязательных журналов и реестров: что в каждом фиксируется, на основании какого нормативного акта он ведётся, и как долго документ нужно хранить. Большинство журналов можно вести в электронной форме — за исключением журналов инструктажей по охране труда: на документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, электронный документооборот не распространяется (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ), и работник подписывает их лично.
Совет
Сроки хранения указаны по Приказу Росархива № 236 от 20.12.2019 «Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения». Это базовый ориентир — для отдельных журналов отраслевые нормативные акты могут устанавливать более длительные сроки. Полный поисковый справочник по всем документам ОТ — сроки хранения документов по охране труда.
Важно
Журналы инструктажей по охране труда (вводного и на рабочем месте) простой электронной подписью (ПЭП) не подписываются: ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ исключает документы о прохождении инструктажей по охране труда из электронного документооборота. Можно с ПЭП: инструктажи и журналы других направлений — противопожарные (приказ МЧС № 1120, п. 22–23), ГО и ЧС — и протоколы проверки знаний требований охраны труда (п. 93 ПП РФ № 2464). Подробно — в статье «ПЭП в охране труда: что можно подписывать».
Сформировать журналы онлайн
Совет
для самых востребованных журналов есть отдельные страницы с разбором нормативки, графами, типичными ошибками и быстрым скачиванием одного .docx — см. шаблоны журналов по охране труда. Здесь удобно собрать сразу несколько журналов одним архивом.
Сформировать журналы онлайн
Отметьте нужные журналы — скачается zip с .docx: титульный лист, графы по форме и место для прошивки. Альбомная ориентация, 14 пустых строк на страницу (дальше — печатайте листы таблицы).
Войдите в личный кабинет или зарегистрируйтесь бесплатно — копии сгенерированных документов сохранятся в вашем реестре и будут доступны с любого устройства. Без входа всё работает как обычно — данные остаются в этом браузере.
Генератор выше формирует 36 журналов — пустые бланки .docx: титульный лист, графы, место для прошивки; записи о работниках в них не переносятся. В таблицах ниже помечено, какие документы перечня он не формирует (журналы проверки знаний стропальщиков и по промышленной безопасности, журнал противоаварийных тренировок, личная карточка СИЗ, акт Н-1) и какие журналы необязательны или ведутся по рекомендуемой форме (учёт проверок по ФЗ № 294-ФЗ, отдельный журнал смывающих средств, журнал микротравм).
Обучение и инструктажи
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Журнал регистрации вводного инструктажа | Дата, ФИО, профессия (должность), дата рождения работника, подразделение, ФИО и должность проводившего, подписи обоих | ПП РФ № 2464, п. 86 | 45 лет (п. 423 «а») |
| Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте | Первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктажи: дата, ФИО, профессия (должность) и дата рождения работника, вид и причина инструктажа, ФИО и должность проводившего, локальный акт, по которому проведён инструктаж, подписи | ПП РФ № 2464, п. 87 | 45 лет (п. 423 «а») |
| Журнал учёта противопожарных инструктажей | Все виды противопожарного инструктажа; теоретическая и практическая части отдельно — 11 граф рекомендуемого образца | Приказ МЧС № 1120, приложение к Порядку | 3 года (п. 613) |
| Журнал регистрации инструктажей по ГО и ЧС | Вводный, плановый и внеплановый инструктажи по ГО и ЧС | ПП РФ № 1485 | 3 года (пп. 598, 608) |
| Протоколы проверки знаний по охране труда | Сведения о работнике, программе обучения, результате проверки, подпись членов комиссии | ПП РФ № 2464, п. 91–93 | 5 лет (п. 422) |
| Журнал учёта программ обучения и инструкций по охране труда | Реестр действующих локальных программ и инструкций ОТ | Локальный акт работодателя | пока действует + 5 лет |
| Журнал учёта стажировки на рабочем месте | Количество смен, период, ФИО и должность прошедшего и проводившего стажировку, их подписи, дата допуска к самостоятельной работе | ПП РФ № 2464, пп. 25–31, 90 | 45 лет |
Совет
проверить, что все журналы из таблицы выше реально ведутся, а не просто перечислены в положении, можно в конструкторе чек-листов по охране труда — тег «Инструктаж».
Работы повышенной опасности и наряды-допуски
Каждый вид работ повышенной опасности — отдельный журнал; для удобства они часто объединяются в один наряд-журнал с разделами.
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Журнал учёта работ по нарядам-допускам и распоряжениям в электроустановках | Номер наряда и распоряжения, место работы, бригада, мероприятия, целевые инструктажи, начало и окончание — 10 граф приложения № 8 | Приказ Минтруда № 903н, п. 6.6 | журнал — 1 месяц после окончания работ по последнему наряду (п. 6.6); закрытые наряды — 1 год (п. 6.5) |
| Журнал учёта работ по наряду-допуску на высоте | 7 граф приложения № 5: наряд, место работы, производитель, бригада, выдающий наряд, начало и окончание | Приказ Минтруда № 782н, п. 67 | журнал — правилами не установлен, по приказу Росархива № 236 (п. 416) — 1 год после закрытия нарядов; закрытые наряды — 30 суток (п. 66 № 782н) |
| Журнал учёта работ по наряду-допуску в ОЗП | Номер наряда, место и объём работ, ответственные руководитель и исполнитель, выдача, получение и закрытие наряда | Приказ Минтруда № 902н, п. 72 | журнал — правилами не установлен, по приказу Росархива № 236 (п. 416) — 1 год после закрытия нарядов; закрытые наряды — 1 год (п. 71 № 902н) |
| Журнал учёта газоопасных работ, проводимых без наряда-допуска | Газоопасные работы II группы — 9 граф приложения № 3 | ФНП № 528, п. 19 | 6 месяцев со дня окончания журнала |
| Журнал учёта выданных удостоверений группы по электробезопасности | Сведения о работнике, группе допуска, дате присвоения, проверке знаний | Приказ Минтруда № 903н | пока работник в штате + 5 лет |
| Журнал учёта удостоверений для работ на высоте | Сведения о выданных личных удостоверениях по группам | Приказ Минтруда № 782н | пока работник в штате + 5 лет |
| Журнал учёта проверки знаний для стропальщиков — в генераторе нет | Ежегодная проверка знаний рабочих, выполняющих работы с подъёмными сооружениями | Приказ Ростехнадзора № 461 | 45 лет |
Средства индивидуальной защиты
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Личная карточка учёта выдачи СИЗ — формирует учёт СИЗ, не этот генератор | ФИО, профессия, нормы выдачи, фактически выданные СИЗ, даты, сроки носки, подпись работника | Приказ Минтруда № 766н, приложение | 50 лет (с 2023 г.) |
| Журнал учёта и периодических испытаний страховочных систем | Серийные номера, даты испытаний, результат, ответственный | Приказ Минтруда № 782н, п. 100 | 1 год после списания СИЗ |
| Журнал учёта выдачи смывающих и обеззараживающих средств — необязателен | Дата выдачи, наименование, количество. Норма отдельного журнала не требует: выдача смывающих средств фиксируется в личной карточке учёта выдачи СИЗ | Приказ Минтруда № 766н, п. 25 | норма не устанавливает; ведомости выдачи — 1 год (приказ Росархива № 236, п. 428) |
Расследование несчастных случаев и микротравм
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Графы формы № 11 приказа № 223н: дата и время, пострадавший, место, вид происшествия, обстоятельства, № акта Н-1, последствия, принятые меры | Ст. 230.1 ТК РФ | 45 лет (п. 424) |
| Акт по форме Н-1 (хранится с журналом) — формирует пакет по несчастному случаю, не этот генератор | Подробное описание обстоятельств и причин НС, меры по устранению | Ст. 230 ТК РФ | 45 лет |
| Журнал учёта микротравм — форма рекомендуемая | Учёт микротравм обязателен (ст. 226 ТК РФ); журнал — рекомендуемый образец приказа Минтруда № 632н, 9 граф, или иной документ работодателя с теми же сведениями | Ст. 226 ТК РФ, приказ Минтруда № 632н | рекомендуется не менее 1 года (п. 3 Рекомендаций № 632н) |
Медицинские осмотры
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Журнал учёта предварительных и периодических медосмотров | ФИО, дата, заключение медицинской организации | Приказ Минздрава № 29н | 5 лет |
| Журнал учёта психиатрических освидетельствований | Для категорий по ст. 220 ТК РФ | Приказ Минздрава № 342н | 5 лет |
| Журнал учёта предсменных (предрейсовых) медосмотров | Для водителей и операторов опасных производств | ФЗ-196, ст. 20 | 1 год |
Пожарная безопасность
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Журнал эксплуатации систем противопожарной защиты | Проверки, ТО, испытания систем АПС, СОУЭ, пожаротушения | Приказ МЧС № 1120, ПП РФ № 1479 | 5 лет |
| Журнал учёта первичных средств пожаротушения | Огнетушители: серийный номер, дата ввода, перезарядки, осмотры | ПП РФ № 1479 | 5 лет |
| Журнал учёта противопожарных тренировок | Дата, тема, время эвакуации, выявленные недостатки | ПП РФ № 1479 (периодичность), локальный приказ (форма журнала) | 5 лет |
Электроустановки и подъёмные сооружения
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Оперативный журнал эксплуатации электроустановок | Переключения, аварийные ситуации, оперативные распоряжения | Приказ Минэнерго № 811 | 3 года после последней записи |
| Журнал учёта противоаварийных и противопожарных тренировок — в генераторе нет | Тренировки оперативного персонала | Приказ Минэнерго № 796 | 3 года |
| Журнал распоряжений | Распоряжения оперативному персоналу. Работы по распоряжениям учитываются в общем журнале по нарядам и распоряжениям (приказ Минтруда № 903н, п. 6.6) | Приказ Минэнерго № 811, п. 34 | норма не устанавливает |
| Журнал учёта и периодических осмотров подъёмных сооружений | Сведения о ТО, ремонтах, частичных и полных технических освидетельствованиях | Приказ Ростехнадзора № 461 | срок службы ПС + 1 год |
| Вахтенный журнал крановщика (машиниста крана) | Передача смены, состояние крана, замечания | Приказ Ростехнадзора № 461 | срок службы ПС + 1 год |
Контроль условий труда и проверок
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Журнал учёта проверок юридического лица органами надзора — необязателен | Все приходы инспекторов (ГИТ, Ростехнадзор, МЧС, Роспотребнадзор) | Ведётся по желанию: обязанность вести такой журнал была в ст. 16 ФЗ № 294-ФЗ, а проверки с 01.07.2021 идут по ФЗ № 248-ФЗ | 5 лет |
| Журнал учёта результатов СОУТ | Реестр карт СОУТ по рабочим местам, классы условий труда | ФЗ-426 | до следующей СОУТ + 5 лет |
| Журнал регистрации производственного контроля | Для ОПО — программа и результаты производственного контроля | ФЗ-116 | 5 лет |
| Журнал учёта проверки знаний по промышленной безопасности — в генераторе нет | Аттестация в Ростехнадзоре по областям А, Б, Г | ФЗ-116 | 45 лет |
Типичные ошибки при ведении журналов
- Бумажный журнал не прошит и не пронумерован. Инспектор не примет такой документ как доказательство, что записи делались последовательно, а не задним числом. Прошивка, пломба и опечатка «прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью» — сложившаяся практика и требование ГОСТ 12.0.004-2015 (документ добровольного применения), а не пункт Правил № 2464: по п. 88 Правил порядок регистрации инструктажа и форма его документирования утверждаются работодателем. Отступать от практики можно, но тогда способность доказать последовательность записей придётся обеспечить иначе — например электронным журналом с фиксацией времени.
- Электронный журнал ведётся «как файл Excel» без ЭП. Без квалифицированной подписи или контрольного механизма (например, выгрузки с фиксацией времени) такой журнал не имеет доказательной силы.
- ПЭП используется для инструктажей по охране труда. Нельзя: на документы о прохождении инструктажей по охране труда электронный документооборот не распространяется (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ) — только личная подпись работника. ПЭП можно для противопожарных инструктажей, ГО и ЧС, других направлений и для протоколов проверки знаний.
- Один журнал на всё. Несмотря на соблазн, объединять журнал инструктажей с журналом выдачи СИЗ нельзя — у них разные сроки хранения и разные требования к форме. Лучше отдельные журналы или один электронный с несколькими разделами и метками типа записи.
- Микротравмы не учитываются. С 1 марта 2022 года учитывать и рассматривать микротравмы обязан каждый работодатель (ст. 226 ТК РФ). Журнал — рекомендуемый образец приказа Минтруда № 632н или иной документ с теми же сведениями; обстоятельства и причины рекомендуется рассмотреть в срок до 3 календарных дней (п. 8 Рекомендаций).
Что предлагает платформа «Профстандарт»
На платформе можно вести в электронной форме и формировать связанные документы:
- Журналы регистрации инструктажей с автоматической нумерацией и подписанием ПЭП для разрешённых видов — противопожарных, ГО и ЧС и других направлений; журналы инструктажей по охране труда работник подписывает лично.
- Протоколы проверки знаний с автоматической выгрузкой в реестр Минтруда.
- Личные карточки учёта СИЗ — выдача, нормы, сроки носки.
Локальные акты и бланки, к которым привязаны журналы, собирают конструкторы и генераторы:
- Конструкторы ЛНА — приказы, положения, инструкции, программы инструктажей, перечень РПО, карты ОПР (.docx).
- Шаблоны и генератор приказов — 19 типовых приказов по охране труда и смежным направлениям.
- Генератор наряда-допуска — бланки под работы на высоте, в ОЗП, огневые и газоопасные (журналы нарядов).
- Пакеты документов: по несчастному случаю (журнал НС, акт Н-1), по микротравме, по медосмотрам.
Часть журналов по электробезопасности, тепловым энергоустановкам и работам повышенной опасности остаётся бумажной или ведётся в отраслевых системах — мы помогаем настроить связку между ними и платформой. Полный перечень журналов по ОПО — в справочнике журналов по промышленной безопасности.
Как понять, какие журналы нужны именно вам
Перечень выше — общий ориентир по основным отраслям. Конкретный список под вашу компанию определяется тремя факторами:
- Виды работ и оборудование. Есть ли электроустановки, подъёмные сооружения, работы на высоте, ОПО — каждое направление добавляет один или несколько журналов из соответствующего блока выше.
- Численность и структура штата. Часть журналов обязательна при наличии хотя бы одного работника соответствующей категории (например, журнал предсменных медосмотров — только если есть водители или операторы опасных производств).
- Категория организации по ГО. Категорированные организации ведут дополнительные журналы и планы ГО — см. блок «Гражданская оборона и защита от ЧС» в разделе НПА.
Самый быстрый способ собрать точный перечень под себя — пройти чек-лист готовности к проверке ГИТ: он по 34 пунктам показывает, какие документы и журналы у вас должны быть, и где пробелы.
Нормативная база
- Постановление Правительства РФ № 2464 — порядок обучения, журналы инструктажей и протоколы проверки знаний.
- Приказ Минтруда № 766н — Правила обеспечения СИЗ и форма личной карточки учёта.
- Приказ Минтруда № 782н — работы на высоте: журналы группы, наряды-допуски, испытания страховочных систем.
- Приказ Минтруда № 902н — работы в ограниченных и замкнутых пространствах.
- Приказ Минтруда № 903н — Правила охраны труда при эксплуатации электроустановок.
- Приказ МЧС № 1120 — противопожарный инструктаж и журналы.
- Приказ Ростехнадзора № 461 — подъёмные сооружения, наряды и журналы.
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 — типовые сроки хранения: пп. 422, 423 (обучение и инструктажи по охране труда), 424 (несчастные случаи), 598, 608 (ГО и ЧС), 613 (пожарная безопасность).
- Приказ Минтруда № 632н — рекомендации по учёту микротравм и образец журнала.
Смотрите также
- Шаблоны журналов по охране труда — отдельные страницы по самым востребованным журналам: нормативка, графы, типичные ошибки, быстрое скачивание.
- Инструктажи на платформе: какие бывают и как применяются
- Подписание журналов инструктажей с использованием ПЭП
- Обязательные журналы по промышленной безопасности (ОПО)
- Чек-лист готовности к проверке ГИТ
- Глоссарий аббревиатур и терминов
- Курсы «Охрана труда (работы на высоте)» — обучение по группам, на которые ведутся журналы нарядов-допусков.