Положение об использовании ПЭП: генератор и шаблон
Чтобы подписи в журналах инструктажей имели юридическую силу, использование простой электронной подписи (ПЭП) нужно закрепить во внутренних документах организации. Это требование статьи 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: НПА или соглашение должны задавать правила определения работника по его ПЭП и его обязанность хранить ключ (логин и пароль) в тайне.
Генератор формирует готовый пакет из трёх документов — заполните реквизиты, и он подставит их во все три файла:
- Приказ о вводе ПЭП в эксплуатацию и об утверждении положения;
- Положение об использовании ПЭП — сам локальный нормативный акт;
- Лист ознакомления работников.
💡 Совет: подготовьте эти документы и ознакомьте работников до включения ПЭП на платформе — тогда электронные журналы сразу будут юридически значимыми.
Сформировать документы по ПЭП онлайн
Введите реквизиты один раз — они подставятся в приказ, положение и лист ознакомления (данные сохраняются только в вашем браузере). Пустые поля останутся прочерками для ручного заполнения.
Что должно быть в положении (по закону)
Статья 9 ФЗ-63 требует, чтобы документ предусматривал:
- правила определения работника, подписавшего документ, по его ПЭП — у нас это привязка к учётной записи на платформе «Профстандарт» (вход по индивидуальным логину и паролю);
- обязанность работника хранить данные для входа в тайне и не передавать их другим.
⚠️ Важно: без такого документа и ознакомления работников под подпись электронная подпись может быть оспорена, а журнал — не признан юридически значимым при проверке.
Шаблон положения (для просмотра)
Готовый текст положения — его подставляет генератор. Можно скопировать и доработать вручную.
Открыть текст «Положения об использовании простой электронной подписи»
ПОЛОЖЕНИЕ об использовании простой электронной подписи
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и определяет порядок использования простой электронной подписи (далее — ПЭП) работниками организации при подписании журналов инструктажей и иных документов об обучении по охране труда.
1.2. Электронные документы, подписанные ПЭП в соответствии с настоящим Положением, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
1.3. ПЭП не используется для подписания документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
2. Термины и определения
2.1. Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом.
2.2. Ключ ПЭП — данные для входа работника в его учётную запись на платформе «Профстандарт» (логин и пароль), используемые для подписания электронных документов.
3. Область применения
3.1. ПЭП применяется для подписания журналов регистрации инструктажей, протоколов и иных документов об обучении по охране труда, формируемых на платформе.
4. Правила определения лица, подписавшего документ
4.1. Лицо, подписавшее электронный документ, определяется по его ПЭП — учётной записи работника на платформе, доступ к которой осуществляется по индивидуальным логину и паролю.
4.2. Факт подписания фиксируется на платформе с указанием фамилии, имени, отчества и должности работника, даты и времени подписания.
5. Обязанности работника
5.1. Работник обязан сохранять конфиденциальность ключа ПЭП (логина и пароля), не передавать их другим лицам и не допускать использования своей учётной записи третьими лицами.
5.2. При компрометации ключа ПЭП работник обязан незамедлительно уведомить ответственного и сменить пароль.
6. Порядок подписания
6.1. Работник подтверждает ознакомление, подписывая документ ПЭП на платформе; инструктирующий подписывает итоговый документ после всех участников. Платформа формирует итоговый PDF с отметкой о подписании ПЭП.
7. Заключительные положения
7.1. Положение вступает в силу с даты утверждения приказом руководителя. Работники знакомятся с ним под подпись.