Войти в ЛК

Подписание протоколов проверки знаний с использованием простой электронной подписи (ПЭП) ​

Статья о внутреннем обучении.

Простая электронная подпись (ПЭП) позволяет подписать протокол проверки знаний полностью в электронном виде — без печати, бумажных бланков и сбора «живых» подписей. Слушатели и члены комиссии подтверждают результат проверки знаний со своего рабочего места, а платформа формирует юридически значимый документ, который можно хранить в электронном архиве и предъявлять при проверках.

ПЭП особенно удобна, если сотрудники работают в разных подразделениях, филиалах или дистанционно.

Нормативное основание — Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Преимущества использования ПЭП для протоколов ​

ВозможностьОписание
Полностью электронный документооборотПротокол подписывается без печати и бумаги
Подпись из любого местаСлушатели и комиссия подписывают со своего кабинета
Юридическая силаДокумент формируется в соответствии с №63-ФЗ «Об электронной подписи»
ХранениеПодписанный протокол доступен в электронном архиве платформы

ПЭП для протоколов применяется только к внутреннему обучению (протоколы, формируемые комиссией вашей организации).

Как подключить функцию ПЭП для протоколов ​

Подключение выполняется через вашего менеджера — напишите или сообщите менеджеру, что хотите включить ПЭП для протоколов проверки знаний. После активации новые протоколы по внутреннему обучению будут формироваться в режиме подписания ПЭП.

Для использования ПЭП у организации должен быть локальный нормативный акт (ЛНА) — положение об использовании простой электронной подписи и лист ознакомления. Подготовить пакет документов можно бесплатно в генераторе Положения об использовании ПЭП.

Когда протокол можно подписать ​

Подписание открывается автоматически:

  • для заявок с выгрузкой в Минтруд — после получения регистрационных номеров из реестра (см. формирование протокола и выгрузку в Минтруд);
  • для заявок без выгрузки в Минтруд — после того как все слушатели прошли проверку знаний.

До этого момента подписывать протокол не требуется — платформа сама откроет подписание и уведомит участников.

Порядок подписания ​

Подписи собираются строго по очереди:

  1. Слушатели подтверждают результат проверки знаний.
  2. Члены комиссии подписывают после того, как подписали все слушатели.
  3. Председатель комиссии подписывает последним и финализирует документ.

Кнопка подписи у комиссии недоступна, пока есть неподписавшие слушатели, а у председателя — пока не подписала вся комиссия. Это исключает подписание неполного документа.

Состав комиссии берётся из созданной вами комиссии для внутреннего обучения. У всех членов комиссии должен быть профиль пользователя на платформе — иначе протокол останется в обычном (бумажном) режиме до исправления.

Как подписать протокол ​

Слушатель видит протокол на вкладке «Протокол» внутри своего курса, а также в разделе «На подпись» в меню кабинета. Рядом со списком и в шапке отображается счётчик документов, ожидающих подписи.

Член комиссии и председатель находят протоколы в разделе «На подпись». Ссылка на подписание также приходит на электронную почту.

Чтобы подписать:

  1. Откройте протокол и нажмите «Подписать ПЭП».
  2. Ознакомьтесь с документом.
  3. Подтвердите подписание кодом из SMS и поставьте отметку согласия.
  4. Нажмите «Подписать».

После подписи статус документа обновляется. Цвет значка документа подсказывает состояние: серый — подписание не начато, оранжевый — идёт подписание, зелёный с галочкой — подписан всеми.

Контроль подписания ​

Специалист по охране труда отслеживает ход подписания в окне «Формирование протокола»: там виден прогресс «Подписано N/N», статусы всех участников и кнопка «Напомнить» — чтобы повторно уведомить тех, кто ещё не подписал.

Уведомления ​

Платформа сама уведомляет участников по электронной почте:

  • слушателей — когда подписание протокола открыто;
  • членов комиссии — когда подписали все слушатели;
  • председателя — когда подписала вся комиссия;
  • специалиста по охране труда — когда протокол подписан полностью.

Формирование итогового документа ​

После того как протокол подписали все участники и председатель, платформа формирует PDF с электронными подписями. В документ вносятся ФИО и должности участников, дата и время подписания и отметка о подписании ПЭП. Готовый протокол можно скачать в окне «Формирование протокола» по кнопке «Скачать протокол».

Важно ​

  • Если данные заявки нужно исправить после начала подписания, протокол формируется заново, а ранее собранные подписи аннулируются — подписание начинается сначала. Участники получают уведомление.
  • ПЭП для протоколов действует только для протоколов, сформированных после включения функции.

Итог ​

Подписание протоколов через ПЭП завершает переход внутреннего обучения на полностью цифровой документооборот: от проверки знаний и выгрузки в Минтруд до подписанного протокола — без бумаги и ручного сбора подписей.

Связанные материалы ​