Функционирование СУОТ и документооборот
Раздел III, тема 3.1
Раздел III — самый крупный в программе: 9 тем о том, как система управления охраной труда работает на практике, начиная с документооборота.
СУОТ — не только процедуры, но и документы, которые фиксируют, кто и за что отвечает. Документация СУОТ должна быть изложена понятно для тех, кто ею пользуется, периодически пересматриваться с учётом изменений законодательства, распространяться и быть легко доступной для работников — документ, который лежит в сейфе специалиста по ОТ и никому не показывается, не выполняет своей функции.
Кто определяет структуру документооборота
Руководитель организации определяет: обязанности и ответственность в сфере охраны труда для каждого руководящего работника и исполнителя; процессы обеспечения охраны труда и контроля; необходимые связи между работниками, обеспечивающие функционирование СУОТ; лиц, ответственных за разработку конкретных документов СУОТ на каждом уровне управления; порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов СУОТ и сроки их хранения.
Важная оговорка про последний пункт: работодатель определяет порядок хранения, но не сами сроки — они заданы Перечнем типовых управленческих архивных документов и локальным решением не сокращаются (конкретные сроки — в блоке «Углуби знания» ниже).
Два типа документов СУОТ
| Тип | Особенность |
|---|---|
| Регламентирующие документы (положения, инструкции, стандарты организации) | Периодически пересматриваются, актуализируются, изменяются — но не реже, чем при изменении законодательства, по результатам специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков, а также по результатам расследования несчастных случаев |
| Контрольно-учётные документы (записи) | НЕ подлежат пересмотру и изменению — это исторические записи |
Ко второй категории относятся: акты и записи, вытекающие из осуществления СУОТ; журналы учёта и акты по авариям, несчастным случаям, профзаболеваниям; записи о воздействии вредных и (или) опасных факторов на работников и о наблюдении за условиями труда и здоровьем работников; результаты контроля функционирования СУОТ. Разница принципиальна: регламент можно и нужно улучшать, а запись о произошедшем событии переписывать нельзя — иначе теряется её доказательная ценность.
Как всё же исправить описку в бумажном журнале
Неизменность записи не означает, что техническую ошибку нельзя исправить. Она означает другое: исходный текст должен остаться читаемым, а сам факт правки — прослеживаемым. Классический порядок для бумажных журналов: ошибочную запись зачёркивают одной тонкой чертой, чтобы она осталась читаемой, рядом или на свободном поле вписывают верный вариант, делают отметку «Исправленному верить», ставят подпись ответственного лица с расшифровкой и дату исправления. Недопустимы замазывающий корректор, подтирание, вырывание листов и переписывание журнала «набело» — именно они превращают безобидную описку в признак сокрытия.
Документооборот в электронном виде
Документация СУОТ не обязана быть бумажной. Статья 22.1 ТК РФ прямо допускает электронный документооборот в трудовых отношениях, поэтому ознакомление работников с локальными нормативными актами по охране труда и ведение учётных документов можно перевести в цифровой контур — корпоративный портал, систему дистанционного обучения или специализированную программу по охране труда. Переход на электронный документооборот работодатель оформляет своим решением, уведомляет работников и получает их письменное согласие (ст. 22.2 ТК РФ); согласие не требуется только от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату.
Электронная запись без защиты от изменений теряет доказательную силу
Записи в электронной форме — журналы, акты, протоколы — должны быть защищены от несанкционированного изменения: электронная подпись, фиксация версий и авторства правок, невозможность отредактировать запись задним числом без следа. Это то же требование неизменности, что и для бумажных записей, только реализованное техническими средствами.
Почему это важно на проверке: инспектор потребует подтвердить не просто факт ознакомления работника, но и в какой именно редакции документа он был ознакомлен и когда. Если система этого не фиксирует, ознакомление считается недоказанным — а нарушение, соответственно, установленным. Поэтому «папка с PDF-файлами на общем диске» электронным документооборотом в правовом смысле не является.
Информирование работников — часть документооборота
Каждый работник вправе получать актуальную и достоверную информацию об условиях и охране труда на своём рабочем месте, о существующих профессиональных рисках, о гарантиях, компенсациях и СИЗ. Если по результатам СОУТ рабочее место отнесено к опасному классу условий труда — работодатель обязан проинформировать работника об этом незамедлительно, не дожидаясь планового инструктажа.
УГЛУБИ ЗНАНИЯ
Нормативная база
| Документ | Что регулирует |
|---|---|
| Приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 776н, п. 2 | Примерное положение о СУОТ — единство организационной структуры, мероприятий и документированной информации (локальные акты, организационно-распорядительные и контрольно-учётные документы) |
| Приказ Минтруда России № 776н, п. 63 «в», п. 67, п. 69 | Учёт и анализ несчастных случаев, профзаболеваний и изменений нормативных требований; фиксация результатов контроля; использование результатов для актуализации СУОТ |
| ГОСТ 12.0.230-2007 (ССБТ) | Системы управления охраной труда — детальные требования к документации СУОТ и записям, применяются на добровольной основе |
| ТК РФ, ст. 216.2 | Право работника на получение информации об условиях и охране труда |
| ТК РФ, ст. 214 | Обязанность работодателя обеспечить создание и функционирование СУОТ |
| ТК РФ, ст. 22.1–22.3 | Электронный документооборот в сфере трудовых отношений, порядок перехода и согласие работника |
| Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 | Перечень типовых управленческих архивных документов — сроки хранения документов по охране труда |
Сроки хранения документов по охране труда
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Акты и материалы расследования несчастных случаев на производстве, журналы и базы данных их учёта | 45 лет |
| Журналы регистрации инструктажей по охране труда | 45 лет |
| Результаты специальной оценки условий труда | 45 лет; 50/75 лет по рабочим местам с вредными и опасными условиями труда |
| Документы об обучении по охране труда и проверке знания требований охраны труда | 5 лет |
| Документы о состоянии охраны труда | 5 лет |
| Наряды-допуски на работы повышенной опасности | 1 год; 45 лет, если работы завершились несчастным случаем |
Обратите внимание: часто встречающийся в старых методичках срок хранения журналов инструктажей «10 лет» относится к утратившему силу Перечню 2010 года — действующий Перечень увеличил его до 45 лет.
Нормативные акты приведены в редакции, действующей на момент подготовки курса. Перед практическим применением сверяйте формулировки с официальными источниками — pravo.gov.ru, СПС «КонсультантПлюс» или «Гарант», портал Минтруда России.
Закрепите материал
Контрольный вопрос
Специалист по ОТ обнаружил, что журнал учёта несчастных случаев был «подчищен» задним числом после того, как в него внесли исправление формулировки. Как правильно поступить?