Войти в ЛК

Добавление сотрудника ​

Подходит и для обучения в Учебном центре, и для внутреннего обучения.

Перед тем как назначать обучение или инструктажи, необходимо добавить сотрудников на платформу. Это позволит не только выдавать доступ к курсам и тестированию, формировать комиссии и назначать ответственных, автоматически выгружать результаты в реестр Минтруда, но и в полной мере пользоваться всеми функциями платформы.

Почему актуальный состав сотрудников — болевая точка охраны труда и как её закрывает связка с кадрами — в статье «Почему охрана труда не знает актуальный состав сотрудников».

На платформе есть три удобных способа добавить сотрудников:

1. Интеграция с 1С

Кадровые изменения обновляются на платформе автоматически — без ручного переноса данных и сверки таблиц.

2. По одному

Если сотрудников немного или внесение данных разовое.

3. Массово через Excel

Быстро и без ошибок загрузить сразу целый список работников.

Подробнее об автоматической синхронизации — в статье Интеграция платформы с 1С.

Три способа добавить сотрудников: интеграция с 1С, вручную, массово через Excel

Способ 1. Интеграция с 1С ​

Вы можете подключить интеграцию и автоматически синхронизировать кадровые данные с платформой. Это особенно удобно для компаний с большим штатом или регулярными кадровыми изменениями.

Интеграция позволяет:

✓автоматически загружать сотрудников из 1С на платформу
✓обновлять кадровые данные без ручного редактирования
✓синхронизировать подразделения, должности и руководителей
✓учитывать кадровые переводы и изменения оргструктуры
✓автоматически добавлять новых сотрудников
✓деактивировать уволенных без удаления истории обучения
✓исключить дубли сотрудников и ошибки при ручном вводе

После настройки интеграции изменения в 1С будут автоматически отображаться на платформе:

  • при приёме нового сотрудника он появится на платформе
  • при переводе в другой отдел или на новую должность данные обновятся автоматически
  • при совмещении должностей можно назначать обучение сразу по нескольким направлениям
  • при увольнении сотрудник будет исключён из активного списка, при этом вся история обучения и документы сохранятся

Это позволяет поддерживать актуальную структуру организации без постоянной ручной синхронизации данных.

Способ 2. Добавление вручную ​

  1. Перейдите в раздел «Моя организация» (боковое меню слева).
  2. Нажмите кнопку «Новый сотрудник».
  3. Вставьте ФИО — платформа предложит подсказки для быстрого ввода.
  4. Прикрепите фотографию — это необходимо только для некоторых типов удостоверений. Посмотреть подробнее можно в Памятке.
  5. Укажите:
  • должность,
  • при необходимости — отдел и отметку «руководитель».

Если сотрудник работает по совмещению или временно исполняет обязанности по другой должности, это можно указать в карточке сотрудника. Платформа сохранит историю кадровых изменений и позволит назначать обучение сразу по всем необходимым направлениям.

Карточка сотрудника: должность, отдел и отметка «руководитель»

  1. Если у сотрудника есть высшее или среднее профессиональное образование — введите данные диплома: номер, серия, дата выдачи, полное наименование учебного заведения и загрузите его скан.
  2. Заполните контактные данные:
  • e-mail — чтобы сотрудник получил уведомление о назначенном обучении и доступ к личному кабинету
  • телефон — на него дублируется ссылка о начале обучения (при обучении в учебном центре).

Если почта и телефон не указаны, уведомление получит ответственный за охрану труда.

  1. Нажмите «Сохранить» — сотрудник появится в общем списке.

Добавленный сотрудник в общем списке

💡 Совет: после добавления сотрудника можно сразу назначить ему обучение или включить в комиссию по проверке знаний — это экономит время.

Способ 3. Массовая загрузка сотрудников через Excel ​

Массовая загрузка сотрудников через Excel

Когда нужно добавить сразу много сотрудников — используйте массовую загрузку.

  1. Перейдите в раздел «Сотрудники» → «Массовая загрузка из Excel».
  2. Скачайте шаблон на свой компьютер.

Скачивание Excel-шаблона для массовой загрузки сотрудников

  1. Заполните таблицу по образцу:
  • фамилия, имя, отчество
  • должность
  • образование (Внимание! Образование выбираем только через выпадающий список). Если вы не хотите указывать его сейчас, выберите вариант «Без образования». При необходимости информацию об образовании можно будет добавить позже.
  • e-mail и телефон (при наличии)
  • подразделение, руководитель (при необходимости)
  1. Сохраните файл и загрузите его обратно на платформу.
  2. После загрузки платформа автоматически добавит всех сотрудников в список.

Если у сотрудника изменилась должность, при повторной загрузке файла платформа предложит выбрать тип изменения.

Выбор типа кадрового изменения при повторной загрузке шаблона

Вы можете сделать перевод, добавить совмещение или оставить изменения без применения, после чего платформа обновит данные сотрудников.

💡 Подсказка: если позже в компанию придут новые сотрудники, можно просто обновить шаблон Excel и перезагрузить его — платформа сама обновит данные без дубликатов. Так же можно дополнить данные о сотрудниках: добавьте их в шаблон и загрузите его заново.

Часть данных шаблон Excel не переносит — их добавляют уже в карточке загруженного сотрудника:

  • фотография — нужна только для некоторых видов удостоверений (подробнее — в Памятке);
  • данные диплома (номер и скан) — при наличии высшего или среднего профессионального образования.

После добавления сотрудников (или прямо в процессе их создания) вы можете сразу назначить им роли на платформе — определить дополнительного ответственного за охрану труда или указать руководителя отдела. Это позволяет сразу настроить права доступа, распределить зоны ответственности и обеспечить корректную отправку уведомлений и управление обучением без дополнительных шагов.

Что можно делать после добавления сотрудников ​

После добавления сотрудников вы можете:

Связанные материалы ​