Управление структурой компании и ролями в одной системе

Подходит и для обучения в Учебном центре, и для внутреннего обучения.

Платформа для управления организационной структурой и распределения ролей подходит для компаний любого масштаба: вы можете назначать несколько ответственных за охрану труда, руководителей отделов и настраивать права доступа так, как это нужно именно вашей организации.

Если у вас несколько компаний — филиалы, дочерние структуры или просто отдельные юрлица под единым управлением — работать с каждой по отдельности может быть неудобно и затратно по времени. Платформа позволяет объединить их в единую структуру и гибко настроить роли, чтобы распределить доступ и ответственность в соответствии с вашими процессами.

Подробнее о ролях и их зонах ответственности — в статье «Роли и ответственность в системе обучения».

В статье вы узнаете:

• Как преобразовать компанию в холдинг
• Как добавить и удалить организацию
• Роли на платформе и их возможности
• Как устроена роль администратора
• Как устроена роль ответственного за охрану труда
• Как устроена роль руководителя отдела

Холдинг — единое пространство для управления всеми организациями

Это единое пространство, где вы управляете всеми организациями из одного аккаунта. Так вы:

• Централизуете управление — один вход, один аккаунт, все компании в одном месте.
• Упрощаете процессы — обучение, инструктажи и отчётность ведутся по каждой компании отдельно, при этом платформа позволяет автоматически формировать как сводные данные по всей группе компаний, так и отчёты по каждой компании отдельно.
• Видите общую картину — сколько обучено, кто прошёл инструктаж, какие сроки истекают — всё в одном интерфейсе.
• Экономите время — не нужно создавать отдельные учётные записи, писать в поддержку, ждать ответа.

Как преобразовать компанию в холдинг?

1

Перейдите в раздел «Моя организация» → «Данные организации».

2

Нажмите кнопку «Преобразовать в холдинг», введите название (например, «SWEB GROUP») и нажмите «Сохранить».

3

Готово: на платформе создан холдинг с компаниями, обладающими равными правами.

Теперь во вкладке «Моя организация» вы видите список всех компаний.

Переключайтесь между ними — назначайте обучение, добавляйте сотрудников, формируйте инструктажи — всё независимо и мгновенно.

Как добавить вторую (и любую следующую) организацию?

1

В разделе «Данные организации» нажмите «Добавить организацию».

2

Начните вводить ИНН и краткое название — платформа сама подтянет данные:

• полное наименование,
• ОГРН,
• юридический адрес,
• ФИО руководителя.

3

Проверьте корректность — при необходимости отредактируйте.

4

Нажмите «Сохранить».

Новая организация появится в списке. На неё уже можно оформлять заявки на обучение или инструктаж — в один клик, без участия УЦ.

Удалить организацию можно в любое время.

Для этого перейдите в раздел «Данные организации», выберите нужную компанию и нажмите кнопку «Удалить организацию».

Подтвердите действие — и запись будет удалена из холдинга.

Кому это нужно?

• Крупным сетям — с филиалами в разных регионах (например, «Москва», «Екатеринбург», «Краснодар»).
• Холдингам — с юридически разными ООО под единым управлением.
• Малому бизнесу — если у вас, например, «офис» и «сервисный центр» как отдельные юрлица.
• Ответственным по ОТ — кто следит за обучением в нескольких подразделениях и хочет видеть всё в одном месте.

Почему это работает?

• Вы — единственный администратор. Не нужно ждать менеджера.
• Данные — автоматические.
• Контроль — в реальном времени. Видите, кто прошёл обучение, чьи сроки истекают, какие компании «в работе».

Холдинг — это ваш инструмент для ускорения: меньше рутины, больше контроля.

Роли и права пользователей

Внутри каждой организации вы можете гибко настраивать доступ — без участия менеджера и без перегрузки правами.

На платформе реализована ролевая модель доступа, которая позволяет разделять управление платформой, операционную работу и просмотр данных по компаниям.

Доступ пользователя определяется его ролью и назначенными компаниями.

Роли пользователей на платформе

• Администратор
• Ответственный за ОТ
• Руководитель отдела
• Инструктирующий
• Слушатель

Администратор и ответственный за охрану труда могут дополнительно быть назначены руководителями отдела. На платформе роли не являются взаимоисключающими и могут сочетаться между собой. Например, один сотрудник может одновременно выполнять функции администратора или ответственного за ОТ и при этом быть руководителем отдела, получая соответствующие уведомления и права в рамках каждой роли.

Администратор

Администратор — пользователь с полным доступом ко всей платформе.

При первичной регистрации компании на платформе сотрудник, который создал профиль организации, автоматически становится администратором.

Возможности администратора:

• доступ ко всем организациям
• получает все уведомления по всем компаниям
• управляет пользователями и ролями
• назначает и изменяет привязки к компаниям
• контролирует структуру доступа

Особенности:

• на платформе всегда должен быть минимум один администратор
• администратор может быть удалён только после назначения другого администратора
• После смены администратора доступ предыдущего пользователя можно полностью прекратить, например, изменив его права на «Обычные», после чего удалить его с платформы или изменить его учётные данные.

Ответственные за охрану труда

Ответственный за охрану труда (ОТ) — пользователь с доступом к назначенным компаниям для ведения процессов по обучению и инструктажам.

Администратор может назначать одного или нескольких ответственных за ОТ, что особенно актуально для компаний с большим количеством филиалов, сотрудников или распределённой структурой управления, либо самостоятельно управлять всеми процессами в единственном числе.

Как назначить ответственного за ОТ

1

Перейдите в раздел «Сотрудники» → «Список сотрудников»

2

Найдите нужного сотрудника

3

Нажмите на статус «Обычные права», статус установлен для всех пользователей по умолчанию

4

Выберите роль «Ответственный за ОТ»

5

В открывшемся окне отметьте компании, за которые будет отвечать сотрудник (актуально для холдингов и организаций с филиальной структурой)

6

Сохраните изменения

Важно

• один сотрудник может быть назначен ответственным за ОТ сразу в нескольких компаниях
• каждый ответственный за ОТ видит и работает только с назначенными ему компаниями
• назначение ролей и управление доступами недоступно для этой роли

Права ответственных за ОТ

Все назначенные ответственные за охрану труда имеют одинаковые права в пределах назначенных компаний.

Что могут ответственные за ОТ

• назначать обучение сотрудникам в рамках своих компаний
• управлять списком сотрудников
• организовывать и контролировать процессы обучения и инструктажей
• отслеживать сроки и статус прохождения обучения
• просматривать данные только по назначенным компаниям

Уведомления:

Ответственные за ОТ получают автоматические уведомления по процессам обучения (старт обучения, напоминания и завершение сроков), при этом лишние уведомления могут быть отключены в настройках. Для этого передайте вашему персональному менеджеру список оповещений, которые вы хотите получать.

Ограничения:

• не могут назначать роли пользователям
• не могут изменять права доступа
• не имеют административных функций

Руководитель отдела;

На платформе предусмотрена возможность назначения сотрудника руководителем отдела. Для этого:

• установите галочку «Руководитель отдела» в карточке сотрудника
  или
• укажите значение «Да» в соответствующем столбце при загрузке сотрудников через Excel-шаблон.

Руководители отделов получают автоматические уведомления по обучению сотрудников своего отдела. Важно: у руководителя и сотрудников должен быть указан один и тот же отдел.

Уведомления включают:

• письмо о старте обучения со списком сотрудников;
• напоминания о сотрудниках, не приступивших к обучению;
• уведомление в последний день обучения о сотрудниках, не завершивших курс.

При этом платформа учитывает даты обучения и исключает дублирующие уведомления.

Как включить

Чтобы активировать отправку таких уведомлений, включите соответствующую опцию в разделе «Данные организации» — «Отправлять письма руководителям отделов об обучении сотрудников».

⚠️ Важно: внутри каждой организации вы можете назначать несколько ответственных за ОТ — например, по филиалам, цехам или направлениям (промышленная безопасность, электробезопасность и т.д.), как и руководителей отделов — нет жёсткой привязки к «одному главному». Это важно для крупных компаний, где:

• функции распределены между специалистом по ОТ и начальником подразделения,
• временно нужно передать полномочия (например, в отпуске).

Грамотное распределение ролей даёт не просто удобство, а реальный результат:

✔️ сотрудники вовремя проходят обучение
✔️ руководители вовлечены в процесс
✔️ снижается административная нагрузка
✔️ исключаются критические ошибки и пропуски

Итог