Как сформировать протокол по внутреннему обучению и отправить данные в Минтруд
Статья о внутреннем обучении.
После того как обучение сотрудников завершено и все слушатели успешно прошли проверку знаний, можно переходить к формированию протокола и (при необходимости) отправке данных в реестр Минтруда.
Платформа автоматически подгружает данные из заявки и подготавливает документ, что значительно сокращает ручной ввод. Пользователю остаётся проверить корректность информации и выбрать подходящий способ отправки данных.
Как устроена автоматическая выгрузка данных в реестр Минтруда — в статье «Формирование протокола и автоматическая выгрузка данных в Минтруд».
На платформе предусмотрено три способа выгрузки в Минтруд:
- полностью автоматический
- полуавтоматический
- ручной (через XML)
Также вы узнаете, как выполнить выгрузку данных, как сформировать и скачать протокол, а также как работать с процессом отправки в реестр Минтруда на каждом этапе. В конце статьи вы также сможете ознакомиться с тем, как выглядит готовый протокол.
Подготовка перед формированием протокола
Перед отправкой данных убедитесь, что всё готово: эти настройки выполняются один раз и действуют для всех заявок.
✔ API-ключ Минтруда добавлен
API-ключ — это способ подключения вашей организации к системе Минтруда для автоматической и полуавтоматической выгрузки данных.
Он обеспечивает безопасный обмен данными между платформой и порталом Минтруда без необходимости ручной загрузки файлов.
После подключения платформа переходит в автоматизированный режим:
- меньше ручных действий
- меньше ошибок при передаче данных
- ускорение процесса выгрузки
- возможность массовой обработки заявок
✔ Создана комиссия
Статус «Добавить комиссию» отображается рядом с заявкой в списке, поэтому открывать её не требуется — платформа сразу показывает, что необходимо добавить комиссию для продолжения формирования протокола.
Чтобы исправить:
- нажмите на кнопку рядом с заявкой
- заполните данные по комиссии
- сохраните изменения
✔ Электронная подпись готова
Для подписания документов на портале Минтруда используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Если вы работаете с этим впервые, обратите внимание на несколько важных моментов:
Кто может использовать подпись
- Подпись должна быть оформлена на руководителя организации или на уполномоченное лицо, которому доверено отправлять документы.
Проверка сертификата
- Убедитесь, что сертификат вашей электронной подписи действующий.
- Сертификат должен быть установлен на компьютере, с которого будет отправляться документ. Обычно это делается через специальное программное обеспечение, которое поставляется вместе с УКЭП.
Использование подписи
- После установки сертификата и проверки его действия, можно переходить к отправке данных в реестр Минтруда.
- При подписании документов платформа автоматически проверяет подлинность подписи.
💡 Совет: если вы видите ошибки при подписании, проверьте, правильно ли установлен сертификат, подключен ли ключевой носитель (например, токен или смарт-карта) и совпадает ли имя владельца сертификата с руководителем или уполномоченным лицом.
Ниже вы узнаете о трёх способах выгрузки данных в реестр Минтруда. Однако наиболее удобным и эффективным является автоматический режим — он позволяет значительно сократить время работы и минимизировать количество ручных действий.
Преимущество автоматического режима
При использовании API-ключа платформа отправляет данные в реестр Минтруда автоматически.
- Можно отправлять все завершённые обучения без ручного запуска выгрузки
- Платформа повторяет попытки отправки, если Минтруд временно недоступен
- Электронная подпись проверяется автоматически
- После успешной подписи и регистрации данные автоматически подгружаются на платформу
- Минимум ручных действий на каждом этапе
Это удобно, если:
- документы подписывает другой сотрудник (например, руководитель или ответственный за ЭП);
- доступ к порталу Минтруда есть только на отдельном компьютере с установленной электронной подписью.
В этом случае сотрудник формирует и отправляет данные с платформы, а уполномоченное лицо просто заходит на портал Минтруда и подписывает уже готовые записи. Можно направить в реестр сразу все завершённые обучения, не подписывая каждую запись отдельно. После подписания все выбранные записи будут одновременно зарегистрированы в реестре.
Это позволяет значительно сократить время работы и не возвращаться на портал для каждой записи отдельно.
Способы отправки данных в Минтруд
Независимо от выбранного способа, по каждой заявке перед выгрузкой должны быть выполнены два условия.
- данные заполнены корректно
Если есть ошибки, появится статус «Данные некорректны»
Чтобы исправить:
- нажмите «Исправить данные»
- исправьте или заполните поля, выделенные красным
- сохраните изменения
- Все слушатели прошли обучение и тестирование
Статус «Обучение не завершено» отображается рядом с заявкой в списке, если хотя бы один участник не прошёл обучение или проверку знаний. Это позволяет сразу понять, что заявка ещё не готова к выгрузке, без необходимости открывать её.
Данные в реестр Минтруда можно направлять в день завершения обучения, сразу после того как все слушатели прошли обучение и успешно сдали проверку знаний.
При этом:
- жёстко установленного срока отправки нет
- рекомендуется выполнять выгрузку в разумные сроки после проверки знаний
Полностью автоматическая выгрузка
Когда использовать
У вас подключён API-ключ и вы хотите минимизировать ручные действия. При использовании этого способа вам нужно включить полностью автоматическую выгрузку данных в Минтруд.
Как включить
- Перейдите в раздел «Данные организации»
- Установите галочку «Выгружать в Минтруд автоматически (с использованием автоматической нумерации)»
После этого платформа будет самостоятельно отправлять данные в Минтруд без вашего участия.
При включённой опции платформа самостоятельно присваивает протоколу уникальный номер. Номера формируются последовательно и исключают дублирование.
Как работает процесс
После завершения обучения платформа автоматически:
- отправляет данные в Минтруд
- повторяет попытки при сбоях
- проверяет электронную подпись
Вы можете в любой момент отслеживать статус и понимать, на каком этапе находится заявка.
Основные статусы
- Добавить комиссию — необходимо добавить комиссию
- Ошибка данных — нужно исправить и заполнить данные в заявке
- Обучение завершено — отправка станет доступна в день завершения обучения
- Ожидание подписи — требуется подписание документов в Минтруде
- Завершено — выгрузка выполнена успешно, номера реестра получены. Протокол готов к загрузке.
Это позволяет быстро понять, требуется ли ваше действие или платформа всё выполнит автоматически.
Пользователю нужно только перейти на портал Минтруда и подписать записи. Для этого нажмите кнопку «Перейти в Минтруд» и выполните подписание документов.
После подписания платформа автоматически получает номера реестра.
После этого нажмите кнопку «Загрузить протокол», чтобы скачать готовый протокол.
Преимущества
- минимум действий
- не нужно запускать выгрузку вручную
- автоматические повторы при ошибках
- удобно при большом объёме заявок
Полуавтоматическая выгрузка (через API)
Когда использовать
Если API подключён, но вы хотите сами контролировать момент отправки.
Как работает процесс
Нажмите на статус заявки «В Минтруд»
Платформа отправит данные в реестр
Перейдите на портал Минтруда
Найдите нужный набор записей
Подпишите его УКЭП
После подписания платформа автоматически получает номера реестра.
После этого нажмите кнопку «Загрузить протокол», чтобы скачать готовый протокол.
Преимущества
- контроль над отправкой
- можно отправлять выборочно
Работа с порталом Минтруда
После отправки данных (любым из вышеперечисленных способом):
Шаг 1. Перейдите на сайт Минтруда
Перейдите на сайт Минтруда в раздел «Наборы записей для реестра обученных лиц». Выберите нужный набор записей и нажмите «Внести в реестр» для добавления данных.
Как различить наборы записей на портале Минтруда
- Чтобы убедиться, что вы выбрали правильный набор, нажмите кнопку «Действия» → «Внести в реестр».
- На открывшейся странице появится список сотрудников, включённых в этот набор, с их ФИО и результатами проверки знаний.
- Сравните сотрудников с вашим списком с платформы — это поможет точно выбрать нужный набор.
💡 Совет: обратите внимание на дату создания набора — это дополнительная подсказка для выбора нужного набора.
Шаг 2. Подпишите документы на портале Минтруда
Подпишите документы электронной подписью, нажав кнопку «Подписать и отправить».
После подписания записи будут зарегистрированы в реестре. После завершения процедуры подписи вы можете вернуться обратно на платформу — дальнейшая обработка данных продолжится автоматически.
После подписания записей на портале Минтруда номера из реестра автоматически передаются на платформу. В интерфейсе появится статус «Номера из реестра успешно получены».
После этого достаточно нажать на кнопку «Загрузить протокол», выбрать комиссию (если у вас их несколько) — платформа сформирует и загрузит готовый протокол.
Ручная выгрузка (через XML)
Когда использовать
Используйте только если API-ключ не подключён.
Как работает процесс
1. Сформируйте файл
Для этого выполните следующие шаги:
- Откройте нужную заявку.
- Перейдите в раздел «Редактировать группу».
- Нажмите кнопку «В Минтруд» — платформа автоматически сгенерирует XML-файл для загрузки на сайт Минтруда.
2. Загрузите XML-файл на портал Минтруда
- откройте «Записи, ожидающие добавления в реестр»
- нажмите «Добавить» → «Импортировать»
- выберите XML-файл → нажмите «Открыть»
Если выбрать (поставить галочки) все записи, то можно отправить записи массово, нажав кнопку «действия» → «Создать набор записей и отправить в реестр»
Шаг 3. Подпишите документы на портале Минтруда
Подпишите документы электронной подписью, нажав кнопку «Подписать и отправить».
После подписания записи будут зарегистрированы в реестре.
Шаг 4. Завершение процесса на платформе
После регистрации записей:
- Перейдите обратно на платформу
- Нажмите кнопку «Скачать протокол»
Недостатки
- занимает больше времени
- выше риск ошибок
- больше ручных действий
- номера из реестра необходимо вручную переносить в готовый протокол
Процесс формирования протокола
Если выгрузка данных в Минтруд не требуется, вы можете сразу скачать готовый протокол — он будет сформирован с информацией о комиссии, слушателях и результатах проверки знаний. Откройте нужную завершённую заявку и нажмите кнопку «Протокол».
Если вам необходимо сформировать единый протокол сразу по нескольким курсам, вы можете воспользоваться режимом общих протоколов. В этом случае все выбранные курсы объединяются в один документ, и при выгрузке данных в Минтруд выполняется одна операция.
Это позволяет не создавать и не выгружать протоколы отдельно по каждой программе, а оформить обучение единым документом.
Что содержит готовый протокол
Готовый протокол включает:
- состав комиссии;
- ФИО и данные слушателей;
- результаты проверки знаний;
- номера записи в реестре;
- места для печати и живой подписи.