Предыдущее обучение сотрудников
Подходит и для обучения в Учебном центре, и для внутреннего обучения.
Функция «Добавить предыдущее обучение» помогает вести точный учёт уже пройденных курсов и планировать повторное обучение сотрудников вовремя.
Это важно, чтобы избежать просрочки удостоверений и штрафов при проверках.
Как выстроить ежегодный цикл повторного обучения и не пропустить сроки — в главе учебника «Повторное обучение — что и когда переучивать».
В этой статье описано:
- зачем нужна функция добавления предыдущего обучения и какую задачу она решает;
- какие есть способы внесения данных:
- как пошагово выполнить добавление предыдущего обучения;
- как внесённые данные влияют на формирование графика обучения и платформу уведомлений.
Зачем это нужно?
.png)
Для того чтобы график обучения корректно рассчитал будущие даты и напомнил о предстоящих курсах, платформе нужно знать, когда сотрудники проходили обучение в последний раз.
Добавив эти данные, вы сможете:
- видеть, когда и по какому направлению проходили обучение сотрудники;
- автоматически сформировать график будущих обучений;
- получать уведомления о необходимости переобучения за месяц до окончания действия удостоверений.
Как добавить предыдущее обучение?
На платформе доступно два способа внесения данных о ранее пройденном обучении:
1. Автоматический способ — синхронизация с реестром Минтруда
Платформа позволяет автоматически подтянуть информацию о пройденном обучении из официального реестра Минтруда.
Преимущества:
- исключает ручной ввод данных и ошибки;
- ускоряет первичное заполнение графика обучения;
- обеспечивает актуальность информации;
- позволяет быстро восстановить полную историю обучения сотрудников;
- особенно удобен при большом количестве персонала.
Подробнее о процессе автоматической синхронизации читайте в отдельной статье:
«Загрузка предыдущего обучения из реестра Минтруда»
2. Ручной способ — внесение данных вручную
Ручное добавление используется в случаях, когда автоматическая синхронизация недоступна или не покрывает все необходимые данные.
Когда требуется ручная загрузка
Несмотря на удобство интеграции с реестром Минтруда, она имеет ограничения. В частности, не все виды обучения передаются в реестр.
Ручная загрузка потребуется, если:
Обучение отсутствует в реестре Минтруда
Не подлежат обязательной передаче, например:- курсы по промышленной безопасности;
- курсы по электробезопасности;
- повторные инструктажи;
- дополнительные или узкоспециализированные курсы.
Такие записи можно добавить только вручную.
Нет доступа к реестру Минтруда
Например:- отсутствует регистрация на портале;
- временно недоступен реестр;
- нет необходимых прав доступа.
В этом случае можно:
- выгрузить данные из реестра (при наличии доступа);
- загрузить их на платформу с помощью Excel-файла.
Ручной способ делится на два варианта:
Массовая загрузка обучения сотрудников
Функция «Массовая загрузка обучения» позволяет быстро добавить информацию об обучении сразу для большого количества сотрудников через Excel-файл. Это удобно, если нужно внести данные по курсам для всех сотрудников за один раз. Главное преимущество — это экономия времени. Даже если у вас десятки или сотни сотрудников, вам не нужно тратить часы на рутинную работу. Вы один раз заполняете таблицу, а платформа автоматически распределяет обучение по всем сотрудникам.
Как это работает
Перейдите во вкладку «Данные организации»
Внизу страницы нажмите кнопку «Массовая загрузка обучения»
В открывшемся окне:
- нажмите «Скачать шаблон»
- заполните файл на своём компьютере
- нажмите «Загрузить файл» и выберите заполненный документ
Что произойдёт после загрузки
- Платформа проверит файл
- Если есть ошибки — вы увидите, что нужно исправить
- Если всё заполнено правильно — данные загрузятся автоматически
Как заполнить шаблон
В файле есть несколько типов столбцов:
Обязательные
- ФИО — должно совпадать с сотрудником на платформе
Необязательные
- Должность — можно не заполнять
Курсы
- Начиная с третьего столбца — это курсы
- В названии столбца указан шифр курса
- В ячейке нужно указать дату обучения
Важно знать
- Каждый шифр курса уже связан с конкретным обучением на платформе
- После загрузки курсы автоматически появятся у сотрудников
- Обучение добавляется по тем же правилам, что и вручную
Единичное добавление
Используется, когда необходимо добавить данные о ранее пройденном обучении по одному или нескольким сотрудникам или выполнить точечное добавление отдельных записей на платформу.
Шаг 1. Нажмите кнопку «Добавить предыдущее обучение»
.png)
В разделе «Главная» и нажмите кнопку «Добавить предыдущее обучение».
Шаг 2. Выберите курсы, которые проходили сотрудники
.png)
Откроется окно с перечнем курсов.
Отметьте те программы, которые ваши сотрудники уже проходили.
💡 Совет: воспользуйтесь опросами — они помогут определить, какие программы сотрудники ещё не проходили, но должны пройти. Это позволит заранее запланировать обучение и избежать штрафов.
Шаг 3. Выберите сотрудников
.png)
Найдите нужных сотрудников:
- через поиск (начните вводить ФИО),
- или вручную в списке.
Отметьте тех, кто проходил выбранные курсы.
Шаг 4. Укажите дату последнего обучения
.png)
Для каждого сотрудника укажите дату окончания обучения (указана в удостоверении или протоколе). Эта дата станет отправной точкой для расчёта следующего обучения.
Проверьте план обучения
На основе введённых данных платформа автоматически сформирует график следующего обучения.
Все планируемые курсы будут отображаться в разделе «График обучения».
За месяц до окончания действия удостоверения вам и сотруднику придёт напоминание по электронной почте.
⚠️ Важно:
- Если вы впервые работаете с графиком, убедитесь, что все сотрудники добавлены на платформу.
- При необходимости можно редактировать дату последнего обучения — график обновится автоматически.
- Напоминания приходят только для сотрудников с заполненными датами предыдущих курсов.
Проверить текущий статус пройденных курсов и назначьте обучение сотрудникам при необходимости.
Итог
Добавление предыдущего обучения позволяет:
- поддерживать актуальность графика;
- своевременно планировать переобучения;
- автоматически получать напоминания о сроках;
- избежать штрафов и несоответствий при проверках.
Теперь график обучения на платформе «Профстандарт» будет вашим надёжным помощником в планировании и контроле обязательного обучения.