Войти в ЛК

Подписание журналов инструктажей с использованием простой электронной подписи (ПЭП) ​

Статья о внутреннем обучении.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это современный инструмент для подтверждения факта ознакомления сотрудников с материалами инструктажа. Она ускоряет документооборот, исключает бумажные процессы и создаёт юридически значимые электронные записи, которые можно предъявлять при проверках.

ПЭП особенно удобна в компаниях с филиалами, большим штатом или дистанционными сотрудниками.

Подробнее о видах инструктажей и порядке их назначения — в статье «Инструктажи на платформе: какие бывают, кому назначаются и как применяются».

Преимущества использования ПЭП ​

ВозможностьОписание
Ускорение процессовПодписание проходит за секунды — без печати и бумажных журналов
ИдентификацияПодтверждает личность сотрудника и факт ознакомления
Юридическая силаФормирует юридически значимый документ (по закону №63-ФЗ «Об электронной подписи»)
ХранениеВсе журналы сохраняются в электронном архиве и доступны при проверках

Все организации разные, поэтому не навязываем единый подход — даём выбор, где ставить ПЭП, а где оставить «живую» подпись.

У вас если два варианта подключения ПЭП:

  • Использовать простую электронную подпись (ПЭП) для всех инструктажей, кроме охраны труда
  • Использовать простую электронную подпись (ПЭП) для инструктажей по охране труда

Что нужно для юридической силы ПЭП ​

Чтобы подписи имели юридическую силу, использование простой электронной подписи нужно закрепить во внутренних документах организации. Это требование статьи 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

До включения функции подготовьте и утвердите локальный нормативный акт — положение об использовании простой электронной подписи (или соглашение об электронном взаимодействии с работниками). По закону в нём должны быть:

  • правила определения работника, подписавшего документ, по его простой электронной подписи (привязка к учётной записи на платформе — логин и пароль);
  • обязанность работника хранить данные для входа в тайне и не передавать их другим лицам.

С этим актом работников знакомят под подпись. Поскольку для идентификации подписанта обрабатываются персональные данные работников, отразите это в согласии на обработку персональных данных и в локальных документах по их защите — см. «Информационная безопасность и защита персданных».

💡 Совет: готовый пакет — приказ, положение и лист ознакомления — можно сформировать в генераторе документов по ПЭП: заполните реквизиты и скачайте .docx.

⚠️ Важно: без локального акта и ознакомления работников электронная подпись может быть оспорена, а журнал — не признан юридически значимым при проверке.

Как подключить функцию ПЭП ​

Раздел «Моя организация» → вкладка «Инструктажи»: настройки простой электронной подписи

Галочки выбора, для каких инструктажей использовать ПЭП

  1. Перейдите в раздел «Моя организация» → вкладка «Инструктажи».

  2. Установите галочку напротив нужного параметра в разделе «Использовать простую электронную подпись».

  3. При необходимости можно отключить функцию, сняв галочку.

  4. При создании инструктажа вы можете поставить отметку «Инструктаж по ОТ», тогда, в зависимости от ваших настроек, журнал сформируется с ПЭП или «живой» подписью.

Перед началом работы с инструктажами рекомендуем ознакомиться с отдельной статьей.

Создание инструктажа ​

Мастер создания инструктажа: выбор сотрудника, ответственного за проведение

После активации функции при создании нового инструктажа (через кнопку «+ Инструктаж») в «мастере создания инструктажа» появляется выбор сотрудника, ответственного за проведение.

Пример: Инженер по охране труда назначает себя ответственным, а затем добавляет участников.

Процесс подписания журнала ​

Сотрудник со статусом «Сдал» подписывает журнал инструктажа с помощью ПЭП

Список участников инструктажа со статусами подписания

Подтверждение ознакомления и постановка подписи участником

Статус «Не подписано» хотя бы у одного участника блокирует финальную подпись

Финальная подпись инструктирующего после подписания всеми участниками

  1. После прохождения тестирования сотрудник получает статус «Сдал» и может подписать журнал с помощью ПЭП.

  2. Инструктирующий подписывает документ только после того, как все участники подтвердили ознакомление и поставили подписи.

  3. Если хотя бы у одного сотрудника статус «Не подписано», финальная подпись недоступна — это исключает подписание неполных документов.

  4. После подписания всеми участниками процесса появляется возможность сформировать итоговый документ.

Формирование итогового документа ​

Формирование итогового документа после подписания журнала всеми участниками

Готовый PDF-журнал инструктажа с электронной подписью и штампом

После того как все сотрудники подписали журнал:

  • Инструктирующий ставит свою подпись;
  • Платформа формирует PDF-файл с электронной подписью;

В документ автоматически вносятся:

  • ФИО и должности участников;
  • Дата и время подписания
  • Штамп: «Подписано с использованием простой электронной подписи (ПЭП)».

Этот PDF — юридически значимый документ, который можно хранить в электронном архиве, распечатать или предоставить при проверке.

Итог ​

Подписание ПЭП — это шаг к полностью цифровому документообороту в сфере охраны труда. Он делает процесс прозрачным, быстрым и безопасным для всех участников.

Связанные материалы ​