Войти в ЛК

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ ​

Коротко: закон устанавливает, кто и чем определяет сроки хранения документов, с какого момента эти сроки считаются и сколько хранить документы по личному составу. Конкретные сроки по документам охраны труда он сам не называет — для этого есть перечни типовых документов, в первую очередь приказ Росархива № 236, по которому работает сервис «Сроки хранения документов по охране труда». Закон даёт этому перечню основание (ст. 6, 17, 21.1) и правило отсчёта срока (ч. 2 ст. 21.1) — оба приведены ниже дословно. Не путайте с ФЗ № 125-ФЗ от 24.07.1998 об обязательном социальном страховании — это другой закон с тем же номером.

Полное наименование. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Орган-издатель. Российская Федерация. Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года, одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 года.

Срок действия. Действует. Вступил в силу со дня официального опубликования, кроме отдельных положений (ст. 31).

Редакция. Действующая — с 24.12.2024 (последнее изменение — федеральный закон от 13.12.2024 № 469-ФЗ, статья 24 о доступе к архивным документам). Нормы о сроках хранения заложены законом от 18.06.2017 № 127-ФЗ (введена статья 21.1, статья 22.1 изложена в новой редакции, изменены части 3 статьи 6 и 1–1.1 статьи 23); статья 17 изменена законом от 14.07.2022 № 339-ФЗ с 11.01.2023. Будущих редакций нет.

Структура. Девять глав, статьи 1–32 (с дополнительными статьями 18.1, 21.1, 22.1): общие положения; Архивный фонд РФ; управление архивным делом; хранение и учёт архивных документов; комплектование архивов; доступ и использование; ответственность; международное сотрудничество; заключительные положения.

О чём документ ​

Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от форм собственности, а также управления архивным делом (ст. 1). Для организации-работодателя в нём важны три блока: правила установления и исчисления сроков хранения (ст. 6, 17, 21.1, 22.1, 23), обязанность обеспечивать сохранность документов в течение установленных сроков (ст. 17) и запрет уничтожать документы до экспертизы ценности (ст. 6, 17). Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков (ч. 1 ст. 17); для журналов инструктажей, актов о несчастных случаях и других документов по охране труда эти сроки задаёт перечень Росархива.

Нормы о сроках хранения и их исчислении (дословно) ​

Кто устанавливает сроки (ст. 21.1, часть 1) ​

«Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.»

Перечни, на которые ссылается норма:

«Уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней.» (ст. 6, часть 3)

«Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.» (ст. 23, часть 1)

Для типовых управленческих документов организаций такой перечень — приказ Росархива № 236 от 20.12.2019.

С какой даты считать срок (ст. 21.1, часть 2) ​

«Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (в значении, предусмотренном пунктом 17 статьи 3 настоящего Федерального закона).»

Практический вывод из нормы: срок считается не с даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором документ или дело закончены делопроизводством. Журнал инструктажей, который закрыт в 2026 году, хранится по перечню с 1 января 2027 года. Какие операции относятся к окончанию делопроизводства, закон прямо не раскрывает: пункт 17 статьи 3, на который отсылает норма, определяет понятие «упорядочение архивных документов».

Обязанность обеспечить сохранность (ст. 17, часть 1) ​

«Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.»

Документы по личному составу (ст. 22.1) ​

«Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.» (часть 1)

«Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.» (часть 2)

«По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.» (часть 3)

«Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.» (часть 4)

Часть 4 важна для охраны труда: если для документа в перечне указан свой срок (например, 45 лет для журналов инструктажей по приказу № 236), применяется он, а не общие 50 и 75 лет. Определение: «документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем» (п. 3 ст. 3).

Уничтожение и экспертиза ценности (ст. 6, часть 6; ст. 17, часть 2) ​

«Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.» (ст. 6, часть 6)

«Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.» (ст. 17, часть 2)

Понятия (ст. 3) ​

«временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами» (п. 13)

«постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное)» (п. 12)

Ключевые положения и сроки ​

  • Ст. 21.1 — основа для сервиса сроков. Часть 1 называет источники сроков (законы, нормативные акты, перечни); часть 2 задаёт правило отсчёта с 1 января следующего года. Для документов по охране труда конкретный срок берётся из перечня, а дата начала — по части 2.
  • Ст. 22.1 — личный состав. 75 лет — для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года; 50 лет — после этой даты; исключение — иной срок по перечню (ч. 4). Приказ № 236 для профзаболеваний указывает 50/75 лет — вилка зависит от даты окончания дела (по тексту карточки приказа № 236).
  • Ст. 22 — временное хранение до передачи в архивы. Сроки для документов, включённых в Архивный фонд РФ: федеральные органы — 15 лет; органы субъектов РФ и их организации — 10 лет; органы местного самоуправления и муниципальные организации — 5 лет; для отдельных видов: записи актов гражданского состояния — 100 лет; похозяйственные книги и документы приватизации жилья — 75 лет; проектная документация по капитальному строительству, технологическая и конструкторская документация, патенты — 20 лет; научная документация — 15 лет; кино- и фотодокументы — 5 лет; видео- и фонодокументы — 3 года. Статья относится к документам, включённым в Архивный фонд РФ (по заголовку и тексту статьи).
  • Ст. 6 — экспертиза ценности. Документы включаются в Архивный фонд РФ на основании экспертизы ценности (ч. 1); документы в частной собственности включаются договором с архивом, музеем, библиотекой или научной организацией (ч. 7).
  • Ст. 23 — отбор и передача документов. Государственные органы и организации обеспечивают отбор, подготовку и передачу документов Архивного фонда на постоянное хранение за свой счёт (ч. 2); при ликвидации организаций, в том числе негосударственных, документы по личному составу передаются в архив (ч. 8, 10).
  • Ст. 16 — контроль. Государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле — федеральный и региональный; порядок — по ФЗ-248 (ч. 3).
  • Ст. 27 — ответственность. Виновные несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Частые вопросы ​

С какой даты считается срок хранения документа? ​

С 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончен делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1).

Сколько хранить документы по личному составу? ​

50 лет — если закончены после 1 января 2003 года, 75 лет — если до этой даты; но если для документа в перечне указан иной срок, действует он (ст. 22.1, ч. 1, 2, 4).

Где найти срок для конкретного документа по охране труда? ​

В перечне типовых документов: ст. 21.1 (ч. 1) отсылает к перечням по ст. 6 (ч. 3) и ст. 23. Для организаций это приказ Росархива № 236; удобный поиск — сервис сроков хранения.

Можно ли уничтожать документы по истечении срока? ​

Закон запрещает уничтожать документы Архивного фонда РФ (ч. 2 ст. 17) и документы в государственной и муниципальной собственности до экспертизы ценности (ч. 6 ст. 6). Порядок уничтожения документов обычной организации в законе не описан — он в правилах и перечне Росархива.

Связь с другими НПА ​

Связки с базой знаний ​

Официальный источник ​

Федеральный закон № 125-ФЗ на pravo.gov.ru (ИПС «Законодательство России»).

⚠️ Важно: закон воспроизведён выборочно (нормы о сроках хранения) — для юридически значимой редакции используйте официальный источник.