Войти в ЛК

Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 ​

Коротко: приказ утвердил Правила, по которым организация ведёт архив — отбирает документы на хранение, оформляет дела и описи, передаёт их в архив, хранит и в конце концов уничтожает по акту. Правила отвечают на вопрос «как», а вопрос «сколько» решает Перечень из приказа Росархива № 236: срок для журнала инструктажа или акта Н-1 ищут там, а как хранить, когда передать в архив и как оформить уничтожение — здесь. Для службы охраны труда это основание порядка работы с журналами по охране труда; готовый срок по конкретному документу даёт сервис «Сроки хранения документов по охране труда».

Полное наименование. Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

Основание. Пункт 2 части 1 статьи 4 и часть 5 статьи 14 закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве (Указ Президента РФ от 22.06.2016 № 293).

Орган-издатель. Федеральное архивное агентство (Росархив); подписал руководитель агентства А.Н. Артизов.

Регистрация в Минюсте. 6 сентября 2023 года, регистрационный № 75119.

Срок действия. Приказом не ограничен: срока действия в тексте нет. Действует с 17 сентября 2023 года (по справочной редакции; дата вступления в силу в тексте приказа не указана).

Редакция. Первоначальная; изменений и будущих редакций на 05.10.2026 не выявлено.

О чём документ ​

Приказ состоит из одного пункта: он утверждает Правила (19 глав, 225 пунктов, 31 приложение с образцами). Правила распространяются на документы Архивного фонда РФ, документы постоянного хранения и документы временного хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу (п. 1). Документы со сроком до 10 лет включительно остаются в структурных подразделениях и в архив по общему правилу не передаются (п. 47). Организации-работодатели не обязаны создавать архив: государственные органы и органы местного самоуправления обязаны, организации вправе (п. 2); организация может заключить договор на хранение с компанией, у которой такая деятельность предусмотрена уставом (п. 5).

Для охраны труда это значит следующее. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте, акты формы Н-1 хранятся 45 лет (по Перечню приказа № 236) — это срок «свыше 10 лет», поэтому такие дела описывают, передают в архив организации и учитывают по Правилам. Журналы со сроком до 10 лет, например журнал профилактических работ (5 лет), хранятся у подразделения до истечения срока. Разбор самих журналов — на странице «Какие журналы по охране труда нужны», общий перечень документов — в статье «Какие документы по охране труда нужны организации».

Ключевые положения и сроки ​

Откуда берутся сроки хранения

  • П. 7 — основание сроков. Сроки хранения устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов, перечней типовых архивных документов со сроками хранения и ведомственных перечней. Для типовых управленческих документов — Перечень приказа № 236.
  • П. 20 и п. 60 — срок на деле. При экспертизе ценности сроки определяют по законам, перечням и типовым номенклатурам; срок хранения на обложке дела указывают в соответствии с законами и перечнями, названными в части 3 статьи 6 и частях 1 и 1.1 статьи 23 закона № 125-ФЗ.
  • П. 33 — запрет сокращения. Снижение нормативно установленных сроков хранения документов запрещается.
  • Прямой формулы «срок считается с …» в Правилах нет, есть две привязки к дате. П. 12: документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством. П. 26: в акт на уничтожение включают дела, срок хранения которых истёк к 1 января года, в котором составлен акт. Порядок отсчёта по конкретным статьям Перечня — в его инструкции по применению (на неё Правила ссылаются в сноске к п. 27).

Номенклатура дел и формирование дел

  • П. 7–11 — номенклатура дел. Дела учитывают по номенклатуре (образец — приложения № 1 и № 2). Её составляют в конце каждого года, согласуют с экспертной комиссией, утверждает руководитель; вводится с 1 января следующего года (п. 11). Организация — источник комплектования госархива раз в 5 лет представляет номенклатуру на экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения; организация, не являющаяся источником комплектования, утверждает её самостоятельно (п. 11).
  • П. 49 — формирование дел. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела; в дело кладут один экземпляр документа; в дела группируют документы одного календарного года, кроме переходящих дел и личных дел (п. 49, подпункты «а», «в», «г»).
  • П. 55–61 — оформление дела. Обложка дела (приложение № 6), лист-заверитель (приложение № 4), внутренняя опись (приложение № 5); на обложке указывают срок хранения (п. 60).

Экспертиза ценности и уничтожение

  • П. 14, 18 — экспертная комиссия. Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия (ЭК) организации; в организациях со сложной структурой — центральная (ЦЭК). Комиссия создаётся приказом и действует на основании положения.
  • П. 20 — ежегодно. Экспертиза ценности проводится каждый год (п. 22 перечисляет этапы: при составлении номенклатуры, при подготовке дел к передаче в архив, при выделении к уничтожению).
  • П. 17 — не уничтожать до экспертизы. Уничтожение документов до экспертизы ценности и до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей по личному составу запрещено.
  • П. 26 — акт о выделении к уничтожению. Проект акта (образец — приложение № 3) составляет работник службы делопроизводства; подписывает руководитель службы и визирует руководитель архива. В акт включают дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта.
  • П. 28 — согласование. Проект акта рассматривает ЦЭК (ЭК) вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу.
  • П. 30–31 — утверждение и уничтожение. Организация, не выступающая источником комплектования госархива, утверждает акт после согласования ЦЭК (ЭК) (п. 30). Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку вторсырья после утверждения акта руководителем. Документы с персональными данными, с пометкой «Для служебного пользования» и иной информацией ограниченного доступа уничтожают в самой организации (шредирование или иной способ, исключающий восстановление); документ об утилизации прикладывают к акту (п. 31).
  • П. 27 — отметка «ЭПК». Дела с такой отметкой после истечения срока просматривают постранично, чтобы выявить документы постоянного хранения; остальное идёт в акт.
  • П. 158 — электронные документы. Электронные архивные документы с истёкшим сроком выделяют к уничтожению по тем же правилам (п. 23, 26–28); в системе хранения остаются индексы и заголовки дел, порядковые номера по описи, дата и номер акта.

Передача в архив и описи

  • П. 47 — когда передавать. Архивные документы передают в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих — по истечении 10 лет со дня увольнения. Документы временного срока хранения до 10 лет включительно остаются в структурных подразделениях; по решению руководителя их передают в архив, если в подразделении нет условий сохранности.
  • П. 48, 63 — описи. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, полностью оформляют и вносят в опись. Описи составляют отдельно на дела постоянного срока, на дела временных сроков свыше 10 лет и на дела по личному составу (образцы — приложения № 7–12).
  • П. 62 — сроки подачи описей. Структурное подразделение подаёт описи в архив в двух экземплярах не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
  • П. 29 — для источников комплектования. Проекты описей представляют на экспертно-проверочную комиссию не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
  • П. 65 — утрата дел. Если заведённые по номенклатуре дела не найдены, подразделение принимает меры по розыску; если безрезультатно — составляется акт об утрате документов в произвольной форме, который утверждает руководитель организации.
  • П. 69 — предел описи. Законченная опись дел на бумажном носителе включает не более 9999 единиц хранения.

Условия хранения

  • П. 87–89 — режим. Архивные документы хранят в темноте, в первичных средствах хранения (папки, коробки), на стеллажах или в шкафах закрытого типа. Оптимум для бумажных документов — температура 17–19 °С и относительная влажность 50–55 %; допустимые колебания — не более 5 °С и 10 % в сутки и в сезон. Для документов на магнитных дисках — 8–18 °С и 45–65 %, на оптических — 10–23 °С и 20–50 % (п. 88).
  • П. 90–92 — контроль. Температуру и влажность измеряют не реже одного раза в неделю в специализированном здании, не реже двух раз в неделю в изолированном помещении и раз в сутки при нарушении нормативных параметров (п. 90); показатели и принятые меры фиксируют (п. 91). Влажную уборку и обеспыливание проводят не реже одного раза в месяц (п. 92).
  • П. 85 — пожарный режим. Противопожарный режим архива устанавливается по законодательству о пожарной безопасности (Правила противопожарного режима, ПП № 1479).

Электронные документы и другое

  • П. 4, 132–137 — СХЭД. Электронные архивные документы хранят в системе хранения электронных документов (СХЭД) или на физически обособленных носителях. Проверка наличия файлов на отдельных носителях — раз в 5 лет (п. 153).
  • П. 182 — запросы. Запросы социально-правового характера (подтверждение стажа, заработной платы и т. п.) исполняют безвозмездно в течение 30 календарных дней со дня регистрации; ответ оформляют архивной справкой, выпиской, копией или информационным письмом (п. 184).
  • П. 221, 224–225 — продление, реорганизация, ликвидация. Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда допускается решением ЭПК архивного учреждения (п. 221). При реорганизации архивные документы передают правопреемнику по акту (п. 224); при ликвидации организации — источника комплектования документы в упорядоченном состоянии передают в государственный или муниципальный архив, а ликвидация негосударственной организации оформляется договором с архивом (п. 225).

Важно

Полный текст Правил и образцов на этой странице не воспроизводится: страница даёт обзор по пунктам. Пункты 1–225 проверяйте по официальному источнику — особенно сроки подачи описей и порядок уничтожения персональных данных.

Частые вопросы ​

Сколько хранить журнал инструктажа по этому приказу? ​

Правила срок не называют: он в Перечне приказа № 236 (45 лет для журналов инструктажей). Правила устанавливают, как хранить: оформить дело, внести в опись, передать в архив и не уничтожать, пока срок не истёк (п. 17, 26, 33, 47).

Можно ли уничтожить документ сразу после окончания срока хранения? ​

Нет, сначала экспертиза ценности и акт о выделении к уничтожению, утверждённый руководителем; в акт включают дела, срок которых истёк к 1 января года составления акта (п. 17, 26, 31).

Когда дело передают в архив организации? ​

Не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дела в делопроизводстве (п. 47). Дела со сроком хранения до 10 лет включительно по общему правилу остаются в подразделении.

Нужно ли организации создавать архив? ​

Государственные органы и органы местного самоуправления обязаны, организации вправе (п. 2). Сохранность документов обязаны обеспечивать все, в течение всего срока хранения.

Можно ли сократить срок хранения, если место кончилось? ​

Нет: снижение нормативно установленных сроков запрещено (п. 33). Если нет условий для сохранности, документы временного хранения до 10 лет можно передать в архив организации (п. 47).

Связь с другими НПА ​

Связки с базой знаний ​

Официальный источник ​

Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 на pravo.gov.ru — номер опубликования 0001202309060005, дата опубликования 06.09.2023, зарегистрирован в Минюсте России 06.09.2023 № 75119 (сверено 2026-10-05).

⚠️ Важно: полный текст документа не воспроизводится на этой странице — используйте официальный источник для юридически значимой редакции.