Обязательные журналы по охране труда
Сводная таблица обязательных журналов и реестров: что в каждом фиксируется, на основании какого нормативного акта он ведётся, и как долго документ нужно хранить. С 2022 года большинство журналов можно вести в электронной форме — за исключением журналов инструктажей по охране труда, где требуются «живые» подписи работников.
💡 Совет:
Сроки хранения указаны по Приказу Росархива № 236 от 20.12.2019 «Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения». Это базовый ориентир — для отдельных журналов отраслевые нормативные акты могут устанавливать более длительные сроки.
⚠️ Важно:
Для инструктажей и протоколов проверки знаний именно по охране труда запрещено использовать простую электронную подпись (ПЭП). Если журнал ведётся в электронной форме, при необходимости его распечатывают для подписания работниками. Все остальные журналы (противопожарные, ГО и ЧС, выдачи СИЗ) допускают полностью электронный документооборот.
Сформировать журналы онлайн
Сформировать журналы онлайн
Отметьте нужные журналы — скачается zip с .docx: титульный лист, графы по форме и место для прошивки. Альбомная ориентация, 14 пустых строк на страницу (дальше — печатайте листы таблицы).
Обучение и инструктажи
Работы повышенной опасности
СИЗ
НС и микротравмы
Медосмотры
Пожарная безопасность
Электроустановки и ПС
Контроль
Обучение и инструктажи
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Журнал регистрации вводного инструктажа | ФИО, должность, дата проведения, подписи инструктируемого и инструктирующего | ПП РФ № 2464, п. 12 | 45 лет |
| Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте | Первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктажи на рабочем месте | ПП РФ № 2464, п. 13 | 45 лет |
| Журнал регистрации противопожарного инструктажа | Все виды противопожарного инструктажа: вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой | Приказ МЧС № 1120 | 5 лет |
| Журнал регистрации инструктажей по ГО и ЧС | Вводный, плановый и внеплановый инструктажи по ГО и ЧС | ПП РФ № 1485 | 5 лет |
| Протоколы проверки знаний по охране труда | Сведения о работнике, программе обучения, результате проверки, подпись членов комиссии | ПП РФ № 2464, п. 100–103 | 45 лет |
| Журнал учёта программ обучения и инструкций по охране труда | Реестр действующих локальных программ и инструкций ОТ | Локальный акт работодателя | пока действует + 5 лет |
| Журнал учёта стажировки на рабочем месте | Даты, продолжительность, наставник, результат | ПП РФ № 2464, п. 25 | 45 лет |
Работы повышенной опасности и наряды-допуски
Каждый вид работ повышенной опасности — отдельный журнал; для удобства они часто объединяются в один наряд-журнал с разделами.
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Журнал учёта работ по нарядам-допускам в электроустановках | Номер наряда, состав бригады, объект, дата начала и окончания работ | Приказ Минтруда № 903н | 1 год после окончания работ |
| Журнал учёта работ на высоте по нарядам-допускам | Аналогично — для работ 2 и 3 группы | Приказ Минтруда № 782н | 1 год после окончания работ |
| Журнал учёта работ в ОЗП по нарядам-допускам | Состав бригады, контроль воздушной среды, СИЗОД, эвакуационные мероприятия | Приказ Минтруда № 902н | 1 год после окончания работ |
| Журнал учёта газоопасных работ | Огневые, газоопасные и иные особо опасные работы | Отраслевые правила | 1 год после окончания работ |
| Журнал учёта выданных удостоверений группы по электробезопасности | Сведения о работнике, группе допуска, дате присвоения, проверке знаний | Приказ Минтруда № 903н | пока работник в штате + 5 лет |
| Журнал учёта удостоверений для работ на высоте | Сведения о выданных личных удостоверениях по группам | Приказ Минтруда № 782н | пока работник в штате + 5 лет |
| Журнал учёта проверки знаний для стропальщиков | Ежегодная проверка знаний рабочих, выполняющих работы с подъёмными сооружениями | Приказ Ростехнадзора № 461 | 45 лет |
Средства индивидуальной защиты
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Личная карточка учёта выдачи СИЗ | ФИО, профессия, нормы выдачи, фактически выданные СИЗ, даты, сроки носки, подпись работника | Приказ Минтруда № 766н, приложение | 50 лет (с 2023 г.) |
| Журнал учёта и периодических испытаний страховочных систем | Серийные номера, даты испытаний, результат, ответственный | Приказ Минтруда № 782н, п. 100 | 1 год после списания СИЗ |
| Журнал учёта выдачи смывающих и обеззараживающих средств | Дата выдачи, наименование, количество | Приказ Минтруда № 766н, приложение | 50 лет |
Расследование несчастных случаев и микротравм
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Дата, обстоятельства, пострадавший, степень тяжести, последствия | Ст. 230.1 ТК РФ | 45 лет |
| Акт по форме Н-1 (хранится с журналом) | Подробное описание обстоятельств и причин НС, меры по устранению | Ст. 230 ТК РФ | 45 лет |
| Журнал учёта микротравм | Дата, ФИО, обстоятельства, оказанная помощь, причина, корректирующие меры | Ст. 226 ТК РФ (с 01.03.2022) | 5 лет |
Медицинские осмотры
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Журнал учёта предварительных и периодических медосмотров | ФИО, дата, заключение медицинской организации | Приказ Минздрава № 29н | 5 лет |
| Журнал учёта психиатрических освидетельствований | Для категорий по ст. 220 ТК РФ | Приказ Минздрава № 342н | 5 лет |
| Журнал учёта предсменных (предрейсовых) медосмотров | Для водителей и операторов опасных производств | ФЗ-196, ст. 20 | 1 год |
Пожарная безопасность
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Журнал эксплуатации систем противопожарной защиты | Проверки, ТО, испытания систем АПС, СОУЭ, пожаротушения | Приказ МЧС № 1120, Правила противопожарного режима | 5 лет |
| Журнал учёта первичных средств пожаротушения | Огнетушители: серийный номер, дата ввода, перезарядки, осмотры | Правила противопожарного режима | 5 лет |
| Журнал учёта противопожарных тренировок | Дата, тема, время эвакуации, выявленные недостатки | Локальный приказ работодателя | 5 лет |
Электроустановки и подъёмные сооружения
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Оперативный журнал эксплуатации электроустановок | Переключения, аварийные ситуации, оперативные распоряжения | Приказ Минэнерго № 811 | 3 года после последней записи |
| Журнал учёта противоаварийных и противопожарных тренировок | Тренировки оперативного персонала | Приказ Минэнерго № 796 | 3 года |
| Журнал учёта работ, выполняемых по распоряжению | Работы в электроустановках без наряда-допуска | Приказ Минтруда № 903н | 1 год после окончания работ |
| Журнал учёта и периодических осмотров подъёмных сооружений | Сведения о ТО, ремонтах, частичных и полных технических освидетельствованиях | Приказ Ростехнадзора № 461 | срок службы ПС + 1 год |
| Вахтенный журнал крановщика (машиниста крана) | Передача смены, состояние крана, замечания | Приказ Ростехнадзора № 461 | срок службы ПС + 1 год |
Контроль условий труда и проверок
| Журнал | Что фиксируется | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Журнал учёта проверок юридического лица органами надзора | Все приходы инспекторов (ГИТ, Ростехнадзор, МЧС, Роспотребнадзор) | Ст. 16 ФЗ-294 (для проверок до 01.07.2021) | 5 лет |
| Журнал учёта результатов СОУТ | Реестр карт СОУТ по рабочим местам, классы условий труда | ФЗ-426 | до следующей СОУТ + 5 лет |
| Журнал регистрации производственного контроля | Для ОПО — программа и результаты производственного контроля | ФЗ-116 | 5 лет |
| Журнал учёта проверки знаний по промышленной безопасности | Аттестация в Ростехнадзоре по областям А, Б, Г | ФЗ-116 | 45 лет |
Типичные ошибки при ведении журналов
- Бумажный журнал не прошит и не пронумерован. Инспектор не примет такой документ как доказательство, что записи делались последовательно, а не задним числом. Прошивка + пломба + опечатка «прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью» — обязательный минимум.
- Электронный журнал ведётся «как файл Excel» без ЭП. Без квалифицированной подписи или контрольного механизма (например, выгрузки с фиксацией времени) такой журнал не имеет доказательной силы.
- ПЭП используется для инструктажей по охране труда. Запрещено: для них только живые подписи. ПЭП можно для противопожарных, ГО/ЧС и иных инструктажей.
- Один журнал на всё. Несмотря на соблазн, объединять журнал инструктажей с журналом выдачи СИЗ нельзя — у них разные сроки хранения и разные требования к форме. Лучше отдельные журналы или один электронный с несколькими разделами и метками типа записи.
- Журнал учёта микротравм не ведётся. С 1 марта 2022 года он обязателен для всех работодателей — инспекторы спрашивают его в первую очередь. Регистрация микротравмы в течение суток.
Что предлагает платформа «Профстандарт»
На платформе можно вести в электронной форме:
- Журналы регистрации инструктажей с автоматической нумерацией и подписанием ПЭП для разрешённых видов.
- Протоколы проверки знаний с автоматической выгрузкой в реестр Минтруда.
- Реестр действующих программ обучения и инструкций.
- Личные карточки учёта СИЗ.
Часть журналов по электробезопасности и работам повышенной опасности остаётся бумажной или ведётся в отраслевых системах — мы помогаем настроить связку между ними и платформой.
Как понять, какие журналы нужны именно вам
Перечень выше — общий ориентир по основным отраслям. Конкретный список под вашу компанию определяется тремя факторами:
- Виды работ и оборудование. Есть ли электроустановки, подъёмные сооружения, работы на высоте, ОПО — каждое направление добавляет один или несколько журналов из соответствующего блока выше.
- Численность и структура штата. Часть журналов обязательна при наличии хотя бы одного работника соответствующей категории (например, журнал предсменных медосмотров — только если есть водители или операторы опасных производств).
- Категория организации по ГО. Категорированные организации ведут дополнительные журналы и планы ГО — см. блок «Гражданская оборона и защита от ЧС» в разделе НПА.
Самый быстрый способ собрать точный перечень под себя — пройти чек-лист готовности к проверке ГИТ: он по 35 пунктам показывает, какие документы и журналы у вас должны быть, и где пробелы.
Нормативная база
- Постановление Правительства РФ № 2464 — порядок обучения, журналы инструктажей и протоколы проверки знаний.
- Приказ Минтруда № 766н — Правила обеспечения СИЗ и форма личной карточки учёта.
- Приказ Минтруда № 782н — работы на высоте: журналы группы, наряды-допуски, испытания страховочных систем.
- Приказ Минтруда № 902н — работы в ограниченных и замкнутых пространствах.
- Приказ Минтруда № 903н — Правила охраны труда при эксплуатации электроустановок.
- Приказ МЧС № 1120 — противопожарный инструктаж и журналы.
- Приказ Ростехнадзора № 461 — подъёмные сооружения, наряды и журналы.
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 — типовые сроки хранения управленческих документов.