Какие документы по охране труда обязательны в организации

Перечень ниже отвечает на два вопроса сразу: что обязано быть по нормам — с основанием на каждый пункт — и что из этого у вас уже заведено: страница сверяет список с вашими данными в браузере и отмечает готовое. Ничего никуда не отправляется, сверка идёт на вашей стороне.

Пункты разделены на те, что нужны всем, и те, что появляются по условиям — вредные факторы, работы повышенной опасности, электроустановки, подрядчики, электронная подпись. Условие написано у каждого пункта: не «на всякий случай», а «если у вас есть вот это». Основания сверены с текстами действующих норм (2026-10-05).

Чек-лист документов по охране труда

Выполнено 0 из 41 пунктов базового комплекта.

Основа: СУОТ, риски, спецоценка

Фундамент. Нормы СИЗ, медосмотры и обучение опираются на результаты оценки рисков и спецоценки — без них остальное повисает в воздухе.

• Положение о системе управления охраной труда (СУОТ)

  Всем работодателям·ст. 217 ТК РФ, приказ № 776н

  Конструктор положения о СУОТ
• Приказ об утверждении Положения о СУОТ

  Всем работодателям·ст. 217 ТК РФ

  Шаблоны приказов
• Карты оценки профрисков и реестр опасностей

  Всем работодателям·ст. 214, 218 ТК РФ; приказ № 776н, п. 18–25; методы — приказ № 926; опасности — приказ № 36

  Генератор карт ОПР
• Отчёт о спецоценке условий труда (СОУТ), карты рабочих мест

  Всем, кроме исключений ст. 3 закона: надомники, дистанционные работники, работники у физлиц (не ИП) и религиозных организаций·ФЗ № 426-ФЗ, ст. 3, 8, 15

  Разбор выгрузки СОУТ
• Листы ознакомления работников с картами СОУТ

  Всем, у кого проведена СОУТ: под роспись не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчёта (без периодов болезни, отпуска, командировки)·ФЗ № 426-ФЗ, ст. 5, ч. 5 ст. 15

  Листы ознакомления с СОУТ
• Информирование работников об условиях и охране труда, профессиональных рисках и мерах защиты

  Всем работодателям·ст. 214 ТК РФ; формы (способы) информирования — приказ Минтруда № 773н, п. 1

  Информирование работников: как организовать
• Декларация соответствия условий труда

  Если вредные факторы не выявлены либо условия оптимальные или допустимые (классы 1–2), кроме рабочих мест из ч. 6 ст. 10; подаётся в течение 30 рабочих дней после внесения сведений во ФГИС СОУТ·ФЗ № 426-ФЗ, ст. 11; приказ Минтруда № 406н

  Подаётся в Роструд — у нас инструмента нет

Организационные приказы и назначения

С них начинается документооборот: кто отвечает, кто проверяет знания, кто расследует.

• Приказ о назначении ответственного за охрану труда

  Если нет службы или специалиста по ОТ и функции не исполняет лично руководитель (ИП)·ч. 3 ст. 223 ТК РФ

  Шаблоны приказов
• Приказ о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по ОТ

  При численности более 50 человек и производственной деятельности — служба либо специалист, на выбор работодателя·ч. 1 ст. 223 ТК РФ

  Служба ОТ: структура и численность
• Приказ о комиссии по проверке знаний требований ОТ

  Всем, кто проверяет знания у себя (на микропредприятии можно без комиссии — лицом, назначенным работодателем)·ПП РФ № 2464, п. 72–77, 101

  Шаблоны приказов
• Приказ о составе комиссии по расследованию несчастного случая

  При несчастном случае — комиссия образуется незамедлительно по каждому случаю·ст. 229 ТК РФ

  Шаблоны приказов
• Приказ об утверждении инструкций по охране труда

  Всем работодателям·ст. 214 ТК РФ

  Шаблоны приказов
• Приказ о назначении ответственного за электрохозяйство

  Юрлицам при наличии электроустановок (ИП организует эксплуатацию сам)·ПТЭЭП — приказ Минэнерго № 811, п. 8–10

  Шаблоны приказов

Обучение и инструктажи

Допуск к работе без обучения и проверки знаний — ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП: 110–130 тыс. ₽ на юрлицо, повторно — до 200 тыс. ₽ или приостановка деятельности (ч. 5). По общей ч. 1 — 50–80 тыс. ₽.

• Перечень профессий и должностей с видами обучения (матрица)

  Всем работодателям·ПП РФ № 2464, п. 26, 53, 56, 80–83

  Определение обучения по должности
• Программа вводного инструктажа; порядок первичного инструктажа

  Всем: программа — для вводного; первичный проводят в объёме инструкций и правил по ОТ·ПП РФ № 2464, п. 11, 13, 18

  Программы инструктажей
• Программы обучения по охране труда (А, Б, В), первой помощи и применению СИЗ

  Кто обучает внутри организации·ПП РФ № 2464, п. 32–49, 96

  Глава 6 учебника: обучение
• Перечень профессий и должностей для стажировки на рабочем месте и программа стажировки

  Всем, у кого есть профессии и должности, требующие стажировки; работы повышенной опасности включаются в перечень обязательно·ПП РФ № 2464, п. 26–28

  Пакет стажировки на рабочем месте
• Журналы регистрации инструктажей (вводного, на рабочем месте)

  Всем: форму регистрации утверждает работодатель; подпись работника — на бумаге (ст. 22.1 ТК)·ПП РФ № 2464, п. 86–88; ст. 22.1 ТК РФ

  Обязательные журналы
• Протоколы проверки знаний требований охраны труда

  Всем работодателям·ПП РФ № 2464, п. 91–93

  Обязательные журналы
• Регистрация в реестре обучающих работодателей и сведения в реестре обученных лиц

  Кто обучает внутри организации (при обучении в учебном центре сведения передаёт центр)·ПП РФ № 2464, п. 99, 105–108, 118–119

  Работа с реестром Минтруда

Медосмотры и допуск по здоровью

Основание для списка — приложение к приказу № 29н и результаты СОУТ. Допуск к работе без обязательного медосмотра — ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП: 110–130 тыс. ₽ на юрлицо.

• Список контингента работников, подлежащих медосмотру

  При наличии вредных факторов или работ из перечня 29н·приказ № 29н, п. 20–21

  Пакет «Медосмотр»
• Поимённый список работников

  Там же·приказ № 29н, п. 23–24

  Пакет «Медосмотр»
• Направления на медосмотр (на каждого работника)

  Там же·приказ № 29н, п. 8–9, 25

  Пакет «Медосмотр»
• Заключения медкомиссии, договор с медорганизацией

  Там же·ст. 220 ТК РФ; приказ № 29н, п. 14, 17, 34

  Хранится в личном деле — у нас инструмента нет
• Заключение о психиатрическом освидетельствовании

  При видах деятельности из перечня 342н — перед допуском; повторно не нужно, если по тому же виду деятельности освидетельствован не позднее 2 лет назад·приказ № 342н, п. 5

  Календарь сроков

Средства индивидуальной защиты

С 2025 года нормы строятся на Единых типовых нормах (ЕТН), а не на отраслевых. Необеспечение СИЗ — ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП: 130–150 тыс. ₽ на юрлицо.

• Положение (порядок) обеспечения работников СИЗ

  Всем, кроме субъектов малого предпринимательства — им отдельный порядок не обязателен·приказ № 766н, п. 10, 77; ст. 221 ТК РФ

  Генератор положения о СИЗ
• Нормы выдачи СИЗ работодателя

  Всем работодателям·приказ № 766н, п. 10, 13–19; ЕТН — приказ № 767н

  Нормы выдачи СИЗ
• Личные карточки учёта выдачи СИЗ

  На каждого, кому положены СИЗ (можно в электронном виде)·приказ № 766н, п. 25–27

  Учёт выдачи СИЗ
• Документы на списание СИЗ

  При списании·приказ № 766н, п. 74–75

  Списание СИЗ

Инструкции, перечни и план мероприятий

Текущая документация, которую проверяют на месте.

• Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ

  Всем работодателям·ст. 214 ТК РФ, приказ № 772н

  Инструкции по профессиям
• Реестр (перечень) нормативных правовых актов по охране труда

  Всем работодателям·ст. 214 ТК РФ

  Перечень НПА по охране труда
• Журналы, предусмотренные нормами по ОТ

  Всем — регистрация инструктажей и журнал несчастных случаев; остальные — по видам работ и рекомендациям·ст. 230.1 ТК РФ; ПП РФ № 2464, п. 86–88; приказ № 223н (форма № 11)

  Обязательные журналы
• Перечень работ повышенной опасности (по наряду-допуску)

  При наличии таких работ·ПП РФ № 2464, п. 55–56; профильные правила по ОТ (782н, 902н и др.)

  Перечень РПО и журнал нарядов
• План мероприятий по улучшению условий и охраны труда

  Всем — реализация мероприятий обязательна (ст. 214), форма плана — по рекомендациям 776н·ст. 214, 225 ТК РФ; приказы № 771н (примерный перечень), № 776н (п. 30–31)

  Генератор плана мероприятий
• Перечень (реестр) оборудования, ответственные, график ТО

  При наличии поднадзорного оборудования·ФЗ № 116-ФЗ, ст. 9, 11; ФНП Ростехнадзора по виду оборудования

  Перечень оборудования

Расследование, контроль и отчётность

Блок, о котором вспоминают после первого происшествия или в отчётный период.

• Порядок учёта микротравм и журнал микротравм

  Всем: учёт обязателен (ст. 226 ТК), форма журнала и справки — по рекомендациям 632н·ст. 226 ТК РФ, приказ № 632н

  Пакет по микротравмам
• Акты Н-1, материалы расследования, сообщение по форме 10

  При несчастном случае·ст. 230, 230.1 ТК РФ; приказ № 223н (формы Н-1, № 10, № 11)

  Пакет по несчастному случаю
• Анализ показателей травматизма

  Всем — элемент контроля СУОТ (рекомендательно по 776н); учёт и разбор причин НС и микротравм обязательны·приказ № 776н, п. 63, 68; ст. 214, 218 ТК РФ

  Показатели травматизма
• Формы 1-Т (условия труда) и 7-травматизм

  Юрлица по критериям Росстата (1-Т (условия труда) — не малые, по перечню видов деятельности; 7-травматизм — кроме микропредприятий)·приказы Росстата № 348 от 22.07.2025 и № 361 от 31.07.2023

  Статотчётность СОТа
• Сведения о результатах СОУТ и медосмотров в СФР (форма ЕФС-1)

  Всем, у кого проведена СОУТ·ФЗ № 125-ФЗ, ст. 17 (п. 2)

  Сдаётся вместе с ЕФС-1 — у нас инструмента нет
• Контроль сроков: медосмотры, СОУТ, ОПР, замена СИЗ

  Всем работодателям·Сроки из соответствующих НПА

  Календарь сроков

Документы под конкретные виды работ

Отсутствие этих документов — не пробел, если таких работ у вас нет. Но если есть хотя бы одна — они обязательны.

• Работы на высоте: наряды-допуски, перечни, личная книжка

  При работах на высоте; личная книжка — только при канатном доступе·приказ № 782н, п. 7, 27, 48

  Личная книжка работ на высоте
• Работы в ограниченных и замкнутых пространствах

  При работах в ОЗП·приказ № 902н

  Наряд-допуск
• Огневые и газоопасные работы: наряды-допуски

  При огневых и газоопасных работах·ПП РФ № 1479, п. 372 (огневые); на ОПО — ФНП № 528

  Наряд-допуск
• Электроустановки: перечень I группы, журнал, наряды-допуски

  При наличии электроустановок·приказ № 903н, п. 2.3, 6.6

  Журнал I группы по электробезопасности
• Допуск подрядчиков: уведомление об опасностях, акт-допуск, соглашение

  При работах подрядчиков на территории·ст. 214 ТК РФ; на стройке — приказ № 883н, п. 17

  Допуск подрядчика
• Электронная подпись: положение о ПЭП, приказ, лист ознакомления

  Если подписываете документы электронно (кроме документов об инструктажах — ст. 22.1 ТК)·ФЗ № 63-ФЗ, ст. 9; ст. 22.1–22.3 ТК РФ; ПП РФ № 2464, п. 93

  Документы по ПЭП

Что с этим делать дальше

• Свои документы держите в реестре — «Какие документы действуют и что пора пересмотреть»: там видно срок пересмотра, опору на отменённые нормы и комплектность.
• Собрать документ помогут конструкторы локальных актов.
• Сроки хранения — на том же рабочем экране, вид «Сроки хранения».