Журнал регистрации инструктажей по охране труда
Обновлено: 8 октября 2026Базовый уровень
Единой утверждённой формы журнала инструктажей в России нет: Правила обучения по охране труда оставляют форму работодателю, но жёстко задают, какие сведения в записи должны быть. Поэтому проверка смотрит не на обложку журнала, а на то, есть ли в каждой строке дата, вид инструктажа, обе подписи и, где нужно, причина. Ниже — какие журналы вести, что вносить в каждую графу и где этот журнал можно не заполнять руками, а сформировать на платформе «Профстандарт» из проведённых инструктажей.
Коротко: главное
- Формы нет, перечень сведений есть. Порядок регистрации и форму документирования утверждает работодатель (п. 88 Правил № 2464), но состав записи для вводного инструктажа задан в п. 86, для инструктажа на рабочем месте и целевого — в п. 87.
- Журналов несколько, а не один: вводный, на рабочем месте (первичный, повторный, внеплановый, целевой), стажировка, отдельно — противопожарный (приказ МЧС № 1120) и по гражданской обороне.
- Подписей две: проводившего и прошедшего инструктаж. Запись без любой из них — запись, которую при расследовании несчастного случая придётся доказывать другими документами.
- Хранение: журналы инструктажа по охране труда — 45 лет (п. 423 «а» Перечня Росархива № 236), журналы противопожарных инструктажей — 3 года (п. 613).
- Подпись ПЭП в журналах по охране труда не ставится — личная, на бумаге; для противопожарного и других направлений электронная подпись допускается (разбор — в статье о ПЭП).
- На платформе инструктаж назначают сотрудникам, они проходят его и тест в личном кабинете, а журнал выгружается в
.docxдля печати и подписи.
| Что нужно | Куда идти |
|---|---|
| Назначить инструктаж сотрудникам и получить готовый журнал | Инструктажи на платформе: запуск, прохождение и журнал → |
| Увидеть платформу на тестовых данных | Демо-компания на платформе → |
| Скачать пустой бланк, если платформы пока нет | Шаблоны журналов по охране труда → |
| Проверить, у кого инструктаж просрочен | Учёт инструктажей по сотрудникам → |
Какие журналы вести
| Журнал | Что в нём регистрируют | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Регистрации вводного инструктажа | вводный инструктаж по охране труда | п. 86 Правил № 2464 | 45 лет (п. 423 «а») |
| Регистрации инструктажа на рабочем месте | первичный, повторный, внеплановый и целевой | п. 87 Правил № 2464 | 45 лет (п. 423 «а») |
| Учёта стажировки на рабочем месте | количество смен, период, подписи, дата допуска к самостоятельной работе | п. 90 Правил № 2464 | по Перечню Росархива — таблица сроков |
| Учёта противопожарных инструктажей | все виды противопожарного инструктажа | приказ МЧС № 1120, п. 19, образец в приложении | 3 года (п. 613) |
| Вводного инструктажа по ГО и ЧС | вводный инструктаж по гражданской обороне и защите от ЧС | отдельный порядок, не Правила № 2464 | 3 года (п. 608) |
Журнал охраны труда и журнал противопожарных инструктажей — разные документы с разной нормативной базой и разным сроком хранения; ведут их раздельно, даже если оба инструктажа проводит один человек.
Два случая, когда запись в журнале не нужна или идёт в другое место:
- Работы по наряду-допуску. Целевой инструктаж при выполнении работ повышенной опасности, на которые оформляется наряд-допуск (или распоряжение), фиксируется так, как требуют правила по этому виду работ, в том числе записями в самом наряде (п. 89). Как это устроено, разобрано в статье «Целевой инструктаж по охране труда».
- Ликвидация чрезвычайной ситуации. Целевой инструктаж проводит руководитель работ в оперативном порядке, и допускается обойтись без регистрации записей о нём (п. 20).
Что обязательно вносить в запись
Вводный инструктаж — п. 86
- Дата проведения.
- ФИО работника, прошедшего инструктаж.
- Его профессия (должность).
- Число, месяц и год рождения.
- Наименование подразделения, в котором он будет работать.
- ФИО и профессия (должность) того, кто проводил инструктаж.
- Подпись проводившего.
- Подпись прошедшего инструктаж.
Первичный, повторный, внеплановый и целевой — п. 87
- Дата проведения.
- ФИО работника.
- Его профессия (должность).
- Число, месяц и год рождения.
- Вид инструктажа.
- Причина проведения — только для внепланового и целевого.
- ФИО и профессия (должность) проводившего.
- Наименование локального акта (актов), в объёме требований которого проведён инструктаж — инструкция, программа, приказ.
- Подпись проводившего.
- Подпись прошедшего.
Три графы чаще всего оказываются пустыми. «Причина» для внепланового и целевого: «по плану» её не заменяет, нужна конкретная — изменение технологии, новое оборудование, несчастный случай, перерыв в работе более 60 календарных дней (основания внепланового названы в п. 16). «Локальный акт»: если там написано «инструкция по охране труда» без номера и названия, проверяющему нечего сверять. Дата рождения — тоже обязательная графа (пп. «г» п. 86 и пп. «г» п. 87), её нельзя заменить годом или возрастом.
Инструктаж заканчивается проверкой знания требований охраны труда (п. 23). Отдельной графы для результата перечень п. 87 не называет, поэтому подтверждает проверку тот способ, который вы закрепили в локальном акте, — устный опрос, тест, подпись в журнале. На платформе это прохождение теста.
Когда делать запись: сроки
Журнал заполняется после каждого проведённого инструктажа, а не «пачкой раз в квартал». Сроки, от которых отсчитываются записи, такие:
- вводный — до начала выполнения трудовых функций (п. 10);
- первичный — до начала самостоятельной работы (п. 13);
- повторный — не реже одного раза в 6 месяцев (п. 14); работникам, впервые начавшим трудовую деятельность и допущенным к работам повышенной опасности, с 31 августа 2026 года — не реже одного раза в 3 месяца в течение первого года работы (абз. 2 п. 14 в редакции постановления № 805);
- внеплановый — по основаниям п. 16, в том числе после аварии или несчастного случая и при перерыве в работе более 60 календарных дней;
- целевой — перед работами, перечисленными в п. 19.
Что и когда делать с каждым видом — в обзоре «Виды инструктажей по охране труда»; если работников десятки и сотни, держать сроки в голове не получится — для этого нужен календарь, а не память специалиста.
Кто заполняет и подписывает
Запись делает тот, кто провёл инструктаж, и подписывается он сам. Кто имеет право проводить — зависит от вида:
- вводный — специалист по охране труда либо работник, назначенный приказом; при отсутствии службы или специалиста по охране труда — работодатель-ИП лично, руководитель организации или привлечённая по гражданско-правовому договору организация (п. 11);
- на рабочем месте — непосредственный руководитель работника, целевой — непосредственный руководитель работ (п. 22); инструктаж руководителя организации (филиала) на рабочем месте с 31 августа 2026 года может провести специалист по охране труда или иной работник, уполномоченный приказом.
Отсюда прямое следствие для журнала: если в строке «проводил» стоит специалист по охране труда, а подписи мастера участка нет, это нарушение порядка, а не просто неаккуратная запись. Полный разбор ролей и требований к самому инструктирующему — в статье «Кто имеет право проводить инструктаж по охране труда».
Один журнал на всё предприятие или по подразделениям
Правила этого не определяют: форма и порядок — на усмотрение работодателя (п. 88). Сложившаяся практика — вести журнал инструктажа на рабочем месте отдельно по подразделениям, чтобы руководитель участка заполнял свою книгу, а не искал свободную строку в общей. В компании от нескольких сотен человек общий бумажный журнал неизбежно превращается в очередь за ручкой, а несколько бумажных — в задачу «собрать всё к проверке». Именно здесь электронный учёт на платформе окупается быстрее всего: записи по всем подразделениям собираются в одном месте и выгружаются по запросу.
Бумажный журнал или электронный
Бумажный ведут по сложившейся практике: прошить, пронумеровать страницы, скрепить печатью, исправлять аккуратно — эти правила не требуются Правилами № 2464 и в них не установлены; нужные пошаговые правила — на странице «Журналы по охране труда».
Электронный учёт в платформе устроен так: журнал не заводится отдельно, он получается из инструктажей. Вы создаёте инструктаж, выбираете сотрудников, вид и дату; сотрудник проходит материалы и тест в личном кабинете; специалист по охране труда видит статус «завершено», а журнал можно выгрузить в любой момент и даже заранее — это .docx, готовый к печати и подшивке. Платформа сама считает сроки повторных инструктажей и напоминает за несколько дней до даты. Пошаговая инструкция со снимками экрана — «Инструктажи на платформе: запуск, прохождение и журнал регистрации»; свои темы под предприятие добавляют в собственных инструктажах.
Электронная подпись — не для журналов инструктажей по охране труда
Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, не переводятся в электронный вид с подписью ПЭП: подпись в журнале — личная. В настройках платформы («Моя организация» → «Инструктажи») отметка «Инструктаж по ОТ» при создании инструктажа определяет, будет ли журнал сформирован с ПЭП или с «живой» подписью, — для инструктажа по охране труда выбирайте личную. Для противопожарных инструктажей приказ МЧС № 1120 прямо допускает электронный журнал и подписание электронной подписью (пп. 22–23). Подробно — «ПЭП в охране труда: что можно подписывать и законно ли».
Проверьте состав граф до первой проверки
В описании платформы как автоматически выгружаемые названы ФИО инструктируемого и инструктирующего, вид инструктажа и дата. Остальные сведения по п. 87 — профессия, дата рождения, причина, локальный акт — убедитесь, что они есть в вашем выгруженном файле: сравните его построчно с перечнем выше на одной тестовой записи. Если нужной графы нет, дополните шаблон и закрепите форму локальным актом (п. 88).
Типичные ошибки в журнале
Все они прямо следуют из перечней пп. 86–87 и из распределения ролей по Правилам:
- Одна подпись вместо двух. Расписался инструктируемый, а проводивший — нет, или наоборот.
- Нет причины у внепланового и целевого инструктажа или причина «по приказу» без реквизитов приказа.
- Не указан локальный акт, по которому проводили инструктаж.
- Проводил не тот, кто должен: вместо непосредственного руководителя — специалист по охране труда «за всех разом» (кроме руководителя организации после 31 августа 2026 года).
- Все инструктажи подряд в одном журнале с противопожарными. Это разные журналы.
- Повторный инструктаж пропущен или проведён позже срока, а в журнале записан «задним числом». Запись должна совпадать с фактом.
- Срок хранения принят за пять лет. По Перечню Росархива журналы инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) хранятся 45 лет; списывать их раньше срока нельзя.
Ответственность за нарушения порядка инструктажей и обучения — ст. 5.27.1 КоАП РФ.
Что дальше
После вводного и первичного инструктажа идёт стажировка на рабочем месте и обучение по программам Правил № 2464. Чтобы не вести всё это вручную, соберите процесс на платформе: возможности платформы — от матрицы обучения по должностям до напоминаний; посмотреть на живых данных можно в демо-компании, а если нужен разбор под вашу структуру — записаться на экскурсию.
Частые вопросы
Есть ли единая обязательная форма журнала инструктажей?
Нет. Правила № 2464 не утверждают форму: порядок регистрации и форму документирования определяет работодатель (п. 88). Обязательны сведения, которые должны быть в записи, — они перечислены в пп. 86 и 87. Приказ Минтруда № 772н на эту тему форм не содержит (карточка): он регулирует разработку инструкций по охране труда.
Нужно ли вести журнал инструктажа по каждому подразделению?
Правила не требуют этого прямо. Практика — отдельный журнал на подразделение, особенно в крупной организации: руководитель участка ведёт свой журнал и отвечает за него. Выбор фиксируется локальным актом.
Можно ли подписывать журнал инструктажей по охране труда электронной подписью?
Нет: подпись в журнале инструктажей по охране труда личная, на бумаге. Для противопожарного инструктажа и других направлений электронный журнал и ПЭП допускаются. Подробности и ссылки — в статье о ПЭП в охране труда.
Сколько хранить журнал инструктажей?
Журналы инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет по п. 423 «а» Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236). Журналы учёта инструктажей по пожарной безопасности — 3 года (п. 613). Сроки по остальным документам — в таблице сроков хранения.
Как зафиксировать целевой инструктаж перед работой по наряду-допуску?
По правилам этого вида работ — записью в наряде-допуске (или распоряжении); отдельная запись в журнале дублирует её, если вы так решили локальным актом (п. 89). Если наряда нет, целевой инструктаж идёт в журнал инструктажа на рабочем месте с указанием причины.
Можно ли не вести журнал, если инструктаж проходит на платформе?
Результаты инструктажа оформляются по требованиям Правил (пп. 24, 86–87) независимо от способа проведения, а платформа делает её частью процесса: после прохождения материалов и теста журнал формируется и выгружается в .docx для печати и подписи. То есть журнал не отменяется, но его не нужно заполнять вручную.
Связанные материалы
- Виды инструктажей по охране труда: периодичность и ответственность — обзор всех пяти видов и таблица сроков.
- Вводный инструктаж по охране труда — кто проходит и что в программе; образец журнала — журнал вводного инструктажа.
- Первичный инструктаж на рабочем месте и повторный — что входит в содержание; образец — журнал инструктажа на рабочем месте.
- Противопожарный инструктаж — отдельный порядок и отдельный журнал.
- Инструктажи на платформе: какие бывают и кому назначаются — как виды инструктажей назначаются автоматически.
- Обязательные журналы по охране труда — сводная таблица и массовое скачивание бланков.
- Постановление № 2464 и изменения 2026 года — нормативная основа.