Войти в ЛК

Какие документы по охране труда нужны организации: полный чек-лист ​

Обновлено: 19 июля 2026

Документы по охране труда разбросаны по десяткам нормативных актов, и у каждого своё основание, свой ответственный и свой срок. Ниже — сводный перечень: что должно быть у любого работодателя, на чём это основано и чем это сделать. Отдельно вынесены документы, которые нужны не всем, а только под конкретные виды работ.

Как пользоваться

Группы идут в порядке, в котором документы обычно и появляются: сначала основа (СУОТ, риски, спецоценка), затем люди, потом текущий учёт и отчётность. У каждого пункта — основание, чтобы вы могли проверить требование по первоисточнику, а не поверить на слово.

Пункты, сделанные инструментами сайта, отмечаются сами — чек-лист читает то же, что и панель «Моя система ОТ». Остальные отметьте вручную: отметки сохранятся в вашем браузере, их можно распечатать и не потерять между заходами.

Чек-лист документов по охране труда
Выполнено 0 из 38 пунктов базового комплекта.

Основа: СУОТ, риски, спецоценка

Фундамент. Нормы СИЗ, медосмотры и обучение опираются на результаты оценки рисков и спецоценки — без них остальное повисает в воздухе.

Организационные приказы и назначения

С них начинается документооборот: кто отвечает, кто проверяет знания, кто расследует.

Обучение и инструктажи

Самая дорогая группа: штрафы по этим пунктам считаются за каждого работника.

Медосмотры и допуск по здоровью

Основание для списка — результаты СОУТ: лаборатория уже указала, по каким местам нужен осмотр.

Средства индивидуальной защиты

С 2025 года нормы строятся на Единых типовых нормах (ЕТН), а не на отраслевых.

Инструкции, перечни и план мероприятий

Текущая документация, которую проверяют на месте.

Расследование, контроль и отчётность

Блок, о котором вспоминают после первого происшествия или в отчётный период.

Документы под конкретные виды работ

Отсутствие этих документов — не пробел, если таких работ у вас нет. Но если есть хотя бы одна — они обязательны.

  • Работы на высоте: наряды-допуски, перечни, личная книжка
    При работах на высоте·приказ № 782н
    Личная книжка работ на высоте
  • Работы в ограниченных и замкнутых пространствах
    При работах в ОЗП·приказ № 902н
    Наряд-допуск
  • Огневые и газоопасные работы: наряды-допуски
    При огневых и газоопасных работах·ПП РФ № 1479, ФНП Ростехнадзора
    Наряд-допуск
  • Электроустановки: перечень I группы, журнал, наряды-допуски
    При наличии электроустановок·приказ № 903н
    Журнал I группы по электробезопасности
  • Допуск подрядчиков: уведомление об опасностях, акт-допуск, соглашение
    При работах подрядчиков на территории·приказ № 883н, ст. 214 ТК РФ
    Допуск подрядчика
  • Электронная подпись: положение о ПЭП, приказ, лист ознакомления
    Если подписываете документы электронно·ФЗ № 63-ФЗ, ПП РФ № 2464
    Документы по ПЭП

Как проверить, что комплект собран ​

Сверять этот список вручную каждый раз не нужно. Если документы создавались инструментами сайта, панель «Моя система ОТ» показывает, что из перечисленного уже есть, а чего нет — она читает данные, сохранённые в вашем браузере, и по каждому пробелу даёт ссылку на нужный инструмент. Список конкретных созданных файлов — в реестре документов.

Чего панель не покажет

Панель показывает комплектность, а не актуальность. То, что документ создан, не значит, что он действует: СОУТ устаревает через 5 лет, медосмотр — по своей периодичности, инструкции пересматриваются при изменении условий. За сроками следит календарь сроков.

Документы, созданные не у нас, панель не видит — если вы вели их в Word, отмечайте по этому чек-листу.

Регулярная сверка комплекта — часть внутреннего контроля СУОТ, а не разовое действие перед проверкой. Как выстроить постоянную самопроверку — в статье «Внутренний аудит охраны труда». Оценить, что грозит за конкретный пробел, — в сервисе «Что будет за нарушение».

Частые вопросы ​

С чего начать формирование документов по охране труда в новой организации? ​

С приказа о назначении ответственного за охрану труда (или создания службы, если численность превышает 50 человек). Затем — Положение о СУОТ, оценка профессиональных рисков и инструкции по профессиям, которые фактически есть в штате. Спецоценку проводят в течение 12 месяцев с момента создания рабочих мест. Пошаговый порядок — в главе «Первый месяц специалиста по охране труда».

Нужен ли весь этот комплект документов микропредприятию? ​

Нет. Для микропредприятий предусмотрены упрощения: часть локальных актов можно не принимать, включив их положения в трудовые договоры. Что именно можно упростить — в статье «Охрана труда на микропредприятии».

Как часто нужно пересматривать этот комплект документов? ​

Не реже раза в год в рамках анализа функционирования СУОТ, а также при каждом изменении штатной структуры, вида деятельности, результатов СОУТ или нормативных требований. Инструкции по охране труда пересматриваются не реже одного раза в 5 лет и внепланово — при изменении условий труда или после несчастного случая.

Какой документ проверяют в первую очередь при проверке ГИТ? ​

Обычно начинают с документов, подтверждающих обучение и допуск конкретных работников: протоколы проверки знаний, журналы инструктажей, направления на медосмотр, карточки выдачи СИЗ. Именно по ним штрафы считаются «за каждого работника» по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ, поэтому цена пробела растёт пропорционально численности.

Что будет, если какого-то документа из списка нет? ​

Зависит от документа: за отсутствие СОУТ, необеспечение СИЗ, допуск без обучения или медосмотра предусмотрены отдельные части статьи 5.27.1 КоАП РФ с разными суммами, причём часть из них считается за каждого работника. Посчитать цену конкретного пробела можно в сервисе «Что будет за нарушение».

Можно ли хранить документы по охране труда только в электронном виде? ​

Часть — да, если организован электронный документооборот и используется электронная подпись. Журналы инструктажей и протоколы можно вести электронно при соблюдении требований ПП РФ № 2464. Как узаконить простую электронную подпись — в сервисе «Документы по ПЭП».

Связанные материалы ​